教材 017

返事待ちの仕事を、止まっている理由ごとに整理しよう

待ち案件の一覧から、誰に何を聞くかを決める。

キャラと考える

マリーネ（質問係）待っている物を全部同じ欄へまとめると、次に誰へ聞くの？

ウェーブ（説明係）金額の承認、写真の許可、資料の到着を分けよう。相手が分からない案件は、先に担当を探す質問へするよ。

この仕事の約束

承認待ちと資料未着を同じ返事待ちでまとめると、次の連絡先が見えなくなります。止まった理由と相手を案件ごとに分けます。

先に渡す約束

返事待ちは返事済みにしません。催促する日を作らず、担当不明なら誰へ聞けばよいか確かめる質問を先に書きます。実際の連絡は行いません。

番号つきの材料

この仕事の進め方

すること	見る所
待つ物を特定	金額承認・写真許可・商品資料
案件へ相手を結ぶ	部長・広報・送付担当不明
次の質問を書く	可否・回答見込み・資料名と担当
連絡前に見直す	期限を作らずCの相手を探す

基本の材料

01 今日整理するのはA資料、B画像、C記事の3案件。
02 A資料は見積金額の承認を待っている。
03 Aの確認相手は部長。
04 部長へ見てもらう金額の内訳は資料にある。
05 Aの承認が通った記録はまだない。
06 B画像は写真を使ってよいかの返事を待っている。
07 Bの確認相手は広報。
08 使う予定の場所は商品紹介ページ。
09 使用期間はまだ決まっていない。
10 C記事は必要な資料が届いていない。
11 Cの資料を送る担当は記録にない。
12 Cで必要なのは商品の対象作業を説明する資料。
13 催促期限は3案件とも決めていない。
14 今日は次に誰へ何を聞くかだけを一覧にする。

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基本の依頼と答え

基本の依頼

案件／止まっている理由／確認相手／次に聞く内容の4列でまとめてください。表の後に、最初に足りない情報と、3案件に共通してまだ決まっていないことを分けてください。Aの部長やBの広報を、Cの担当へ流用しないでください。

依頼した形の答えを開く

案件	止まっている理由	確認相手	次に聞く内容
A資料	見積金額の承認待ち	部長	内訳を見た承認可否と返答見込み
B画像	写真の使用許可待ち	広報	対象写真と商品紹介ページでの使用可否、使用期間
C記事	対象作業を説明する資料が未着	送付担当不明	資料の正式な名前と送付を担当する人

最初の不足：Cの送付担当が誰か。共通して未定：催促期限。Bは商品紹介ページへの掲載を考えているが、使う期間は未定のため許可済みにしない。Aは内訳資料があるだけで、部長の承認済みとは言わない。

元の材料へ戻る場所

Aは金額の承認、Bは写真の許可、Cは資料未着と、理由が3つに分かれるか。
Cへ連絡する相手を部長や広報へ勝手に決めていないか。
材料にない催促日と使用期間を作らない。

基本の待ち一覧の根拠

2〜5行目がA資料の金額承認待ち。内訳はありますが、承認が通った記録はありません。
6〜9行目がB画像の使用許可待ち。相手は広報、場所は商品紹介ページ、使用期間は未定です。
10〜12行目からCは対象作業を説明する資料が未着で、送付担当も不明と分かります。
13行目で催促期限は3件とも未定。部長や広報をCの相手に移さず、Cの送付担当を先に確かめます。

この4点を確認しよう

理由が3つに分かれた
相手不明を勝手に決めていない
催促日を作っていない
質問内容が具体的

職種を変えて試す

事務・総務：防災訓練の返事待ちを分ける

1. 対象は社内の防災訓練の準備。
2. 案内文は日程を載せる前の下書き。
3. 候補日は決めたが、開催の承認はまだない。
4. 開催可否は施設管理責任者へ確認する。
5. 避難経路図は最新版の提供待ち。
6. 図を送る担当者はメモに記録されていない。
7. 訓練を手伝う人の参加可否も返事待ち。
8. その確認窓口は各チームの連絡係。
9. 参加者名簿の実名はこの練習では扱わない。
10. 候補日を社内全体へ案内した記録はない。
11. 回答をお願いする期限はまだ決めていない。
12. 今回は待ち理由と次の質問だけを整理する。

案件／止まっている理由／確認相手／次に聞く内容の4列にしてください。開催承認、最新版の経路図、手伝う人の返事を分け、資料送付の担当不明を別の窓口で埋めないでください。

防災訓練の待ち一覧を見る

案件	止まっている理由	確認相手	次に聞く内容
開催	候補日の承認待ち	施設管理責任者	開催の可否と返答見込み
経路図	最新版の未着	送付担当不明	正式版の名前と送付担当
手伝う人	参加可否の返事待ち	各チームの連絡係	参加できるか、回答見込み

最初に足りないのは経路図の送付担当です。候補日を開催決定や案内済みにせず、全件の回答期限も未定で残します。

営業・マーケティングの職種例を開く

営業：承認と資料到着を分ける

値引きは部長の承認待ち。運送料の資料は未着で送付担当不明。訪問の可否は顧客窓口の返事待ち。返答希望日は未定です。相手と次の質問を案件ごとに示してください。

答え：値引きは部長へ可否。運送料は資料名と送付担当を先に確認。訪問は顧客窓口へ可否を聞く。希望日は足さない。

マーケティング：記事と画像と集計

記事の内容確認は編集責任者が窓口。画像の利用許可は素材管理係へ確認。集計の元データは未着で抽出担当不明です。待ち理由と確認相手を対応させてください。

答え：記事は内容確認、画像は許可、集計は元データ未着。素材管理係を抽出担当にはせず、集計期間と抽出する人を先に確かめる。

自分の仕事用の依頼

自分の仕事用に空欄を埋めよう

自分用の依頼

【待っている案件名】
【何の返事や資料が必要か】
【分かっている確認相手】
【まだ決めていない日付や条件】
案件・待ち理由・相手・次の質問を対応させ、相手が不明な物を最初に挙げてください。

応用と失敗の直し方

短い版と詳しい版の応用依頼

短く頼む

今日行う確認の見出しだけを3行にしてください。実際の連絡や期限を加えないでください。

返る内容の見本

部長へ：A資料の金額承認の可否。

広報へ：B写真の掲載可否と使用期間。

C記事：正式資料の名前と送付担当を先に特定。

詳しく頼む

B画像の許可を聞く文面を作り、資料にない情報は空欄にしてください。

返る内容の見本

商品紹介ページで写真を使う件について、ご確認をお願いします。対象の写真は［写真名］、希望する掲載期間は［期間を決めて記入］です。使用できる範囲や条件を教えていただけますか。期間はまだ決まっていないため、実連絡前に担当者が埋めます。

3つの間違いを直す練習

担当を隣の行から借りる

間違った答え：C記事の資料は広報へ催促します。

問題：広報が担当と分かるのはBの写真許可だけ。

直す依頼

Cの相手を元メモで確かめ、記載がなければ不明とし、先に聞く内容を出してください。

直した見本：Cの送付担当は不明。必要な対象作業の資料名と、送付を担当する人を先に確かめる。

予定日を埋めてしまう

間違った答え：3件とも明日までに返事をもらう。

問題：催促期限は全件未定。

直す依頼

返答希望日を作らず、各相手へ回答見込みを聞く項目へ変えてください。

直した見本：催促期限は未定。相手が分かる案件は返答見込みを尋ね、希望日は担当者が決めてから案内へ入れる。

資料ありを承認済みとする

間違った答え：A資料は金額の内訳があるので承認済み。

問題：内訳の存在と部長の承認は別。

直す依頼

Aの止まる理由を承認待ちへ戻し、次に聞く内容を残してください。

直した見本：Aは内訳資料があるが金額の承認待ち。部長へ承認可否と返答見込みを確かめる。

上司やお客さんに伝えるなら

上司やお客さんへ伝えるなら

上司へ

Aの金額承認、Bの写真許可、Cの資料未着を分けました。Cは連絡する相手自体が不明なので、催促する前に正式資料の名前と送付担当を確かめる一覧です。

お客さんへ

何の返答や資料を待っているかと、次に確かめる相手を分けてご案内します。未定の日程を返答の約束にはしません。

Claude Code・Codexで使う

使うAIに合わせて試す道

ChatGPT・Claude・Geminiで試す時は、約束、基本の材料、基本の依頼の順に本文を渡します。返った答えを元の文章と比べ、違いがある時は元の文を示して直します。

Claude Code・Codexでやるなら

待ち案件係のrole.md案に、案件ごとの相手を別の行から借りないと書く。
Claude CodeかCodexへ待ちメモを読ませ、4列表と最初の不足情報を会話内へ返すよう頼む。
返答希望日が勝手に入らず、Cの送付担当が不明のまま残ったかを見る。
メールを送る道具はつながず、連絡先と文面は人が確かめてから使う。

説明を用意しただけで自動読取や実行の成功とは扱いません。読めたファイル名と、返った文章を人が確かめます。

元の補助画像を開く（画像の改訂は別の便）

Claude Code・Codexで試す時は、保存した material-017.txt を読むファイルとして指定してください。

今日の記録

試した仕事のメモ

任せた仕事：

渡した材料：

自分で確認・修正したところ：

次の依頼へ足す一文：

材料の行と、答えで使った説明の対応表

基本の答えに書いた根拠を、原文のまま並べています。番号は付属の材料ファイルと同じです。

材料の行	答えに書いた説明（原文）
2〜5行目	2〜5行目がA資料の金額承認待ち。
6〜9行目	6〜9行目がB画像の使用許可待ち。
10〜12行目	10〜12行目からCは対象作業を説明する資料が未着で、送付担当も不明と分かります。
13行目	13行目で催促期限は3件とも未定。