よくある返信を、使い回しても間違えないひな形へ
固定文と、毎回変える欄を分けて返信の土台を作る。
キャラと考える
マリーネ（質問係）前のメールをコピーすると、名前を間違えそう。
ウェーブ（説明係）変える場所が目に入るひな形にしよう。
この仕事の約束
よく使う返信を一つの型へ残します。名前を変えるだけでなく、何の資料の質問か、次に何を伝えるかまで替えられる土台を作ります。
AIへ最初に渡す約束
返信のひな形では、毎回使う文と、相手ごとに書き替える所を分けてください。前の相手の名前や予定を持ち越さず、決まっていない返答日は作らないでください。番号つきの材料
この材料をAIへ渡す
01 資料について届く質問への返信を、ひな形にする練習。 02 毎回入れるのは、連絡へのお礼と、対象資料を読んでいることの説明。 03 相手の名前は、連絡ごとに違う。 04 今回の練習名は「相談者A」。 05 質問されている資料は「会議メモ練習ノート」。 06 相手は、ノートを保存したが開けないと伝えている。 07 使った端末と、画面に出た文は分からない。 08 今回はその二つを尋ねる文章が必要。 09 返答できる日や時刻は、まだ決めていない。 10 前の返信には、別の相談者の名前が残っていた。 11 その返信では、質問と違う資料名も使われていた。 12 前回の翌日返答という約束を、今回へ引き継がない。 13 ひな形の空欄を残したまま、相手へ送らない。 14 予定が未定なら、日付を入れない書き方を用意する。 15 この練習では空欄の型と記入例を作り、実際の送信はしない。この教材の材料をテキストで保存
基本の依頼と答え
基本の依頼
「毎回使う文」「書き替える欄」「今回の記入例」「送る前に見る所」の順で作ってください。返答予定は、決まっている場合だけ入れる任意の欄にしてください。整理した答えと、根拠の行を見る
答えと根拠
毎回使う文
連絡へのお礼、対象資料について調べること、次の案内。
書き替える欄
相手の名前、資料名、尋ねる質問、決まった次の案内。
今回の記入例
相談者A様、ご連絡ありがとうございます。会議メモ練習ノートについてお調べします。お使いの端末と、表示された文を教えていただけますか。状況を見て、あらためてご案内します。
送る前に見る所
名前と資料名が今回のものか。二つの質問が入るか。翌日返答を持ち越していないか。空欄が残っていないか。
根拠となるメモの行
毎回の文は2行目、相手と資料は3〜6行目、質問は7・8行目、予定は9・12・14行目を使っています。送る前の点検は10・11・13行目が根拠です。この4点を確認しよう
職種を変えて試す
事務：権限変更の受付を、使える状態の確約にしない
この職種の番号つき材料
01｜依頼者は社員A、対象は共有フォルダの閲覧範囲。
02｜必要なのは、対象フォルダ名と希望する範囲を尋ねる受付返信。
03｜承認する人と反映日は、今のメモにない。
04｜前の返信の別社員の名前と、即日反映という文を持ち越さない。
05｜この練習では受付文を作るだけで、権限を変える操作はしない。この職種で使う依頼
名前・対象・質問・次の案内の4欄へ今回の内容を入れた返信例を作ってください。反映が完了したとは書かないでください。職種の答えと根拠を見る
職種の答え
社員A様、権限変更のご連絡ありがとうございます。共有フォルダの閲覧について、対象のフォルダ名と希望する範囲を教えていただけますか。内容を担当へ共有し、進め方をあらためてご案内します。
名前と対象は1行目、二つの質問は2行目から使用。承認者と反映日を補わず、操作もしていません（3〜5行目）。ほかの職種2例を開く
営業：相手が変わっても提案名を取り違えない
この例で使う文章
01｜相手は相談者B。対象は業務整理の提案。聞きたいのは作業範囲で気になる所。返答日は未定。職種別の依頼
今回の名前と提案名で、短い返信例を作ってください。答え
相談者B様、ご連絡ありがとうございます。業務整理の提案について、作業範囲で気になる所を教えていただけますか。内容を見て、あらためてご案内します。答えを見比べる根拠：この職種の材料の01行目。
広報：素材の質問を、別の依頼文へ混ぜない
この例で使う文章
01｜相手は協力者C。対象は紹介文用の写真。使える場所と期間を尋ねたい。返答の締切は決めていない。職種別の依頼
写真について聞く返信案に、前の資料の情報が残らないよう作ってください。答え
協力者C様、ご連絡ありがとうございます。紹介文用の写真について、使える場所と期間を教えていただけますか。条件を拝見して、掲載方法をご相談します。答えを見比べる根拠：この職種の材料の01行目。
自分の仕事用の依頼
自分用の空欄の依頼
【相手の名前】
【対象の資料】
【尋ねる質問】
【決まった次の案内】
この4欄を返信のひな形へ入れてください。次の案内が決まっていなければ日付を入れず、使わない空欄も残さずに下書きを返してください。四つの欄を書き替える、返信の型
下の型をコピーして、名前・資料・質問・次の案内を書き替えます。予定がなければ日付を入れず、空欄がないかを人が読んでから使ってください。
返信の空欄ひな形
【名前】様、ご連絡ありがとうございます。
【資料名】についてお調べします。
【今回、尋ねる質問】を教えていただけますか。
【次の案内。予定が未定なら日付を入れない】応用と失敗の直し方
応用の依頼と答えを開く
短い依頼：空欄の型だけを受け取る
応用の依頼
名前・資料名・尋ねる質問・次の案内の4欄で、どの仕事にも書き替えて使える返信の型を返してください。答え
【名前】様、ご連絡ありがとうございます。【資料名】についてお調べします。【尋ねる質問】を教えていただけますか。【決まった次の案内。未定なら日付を入れない】使った根拠：2〜9・14行目。
詳しい依頼：前の返信から残りやすい情報を探す
応用の依頼
名前・資料名・質問・日時の四つについて、使い回す前に何と比べるかを示してください。新しい予定を作らないでください。答え
名前は今回の連絡の宛名と、資料名は相手が質問した物と比べます。質問は足りない情報へ、日時は実際に決まった予定へ合わせます。前の返信にあっただけの日付は根拠にしません。使った根拠：10〜14行目。
間違い・直す依頼・直した見本を開く
名前だけ替えて資料名を残す
相談者A様、写真の利用期間を教えてください。今回聞くのはノートが開けない状況で、写真の相談ではありません。
直す依頼
今回の資料と必要な質問へ直してください。直した見本
相談者A様、会議メモ練習ノートについて、お使いの端末と表示された文を教えてください。直すときに戻る所：5〜8・11行目。
前回の予定をそのまま使う
明日までに解決してご案内します。今回の返答日も、解決する時期も決まっていません。
直す依頼
日付と解決の確約を含まない次の案内へ直してください。直した見本
いただいた情報をもとに状況を見て、あらためてご案内します。直すときに戻る所：9・12・14行目。
空欄を丁寧な文の中へ残す
相談者A様、【資料名】についてお調べします。文章の一部が空欄のままで、何の質問への返事か分かりません。
直す依頼
空欄の残りを今回の情報で直し、直した所を示してください。直した見本
相談者A様、会議メモ練習ノートについてお調べします。
直した所：資料名の空欄。直すときに戻る所：13行目。
上司やお客さんに伝えるなら
返信の型を使うときは、宛名だけでなく資料名と質問、次の予定まで替えます。返答日がないときの文も用意し、空欄や前回の約束を残さないようにします。送る前は今回の連絡へ戻って読みます。
Claude Code・Codexで使う
ChatGPT・Claude・Geminiへは、使う型と、今回書き替える4欄を別に渡します。
Claude Code・Codexでは、返信の型.mdと今回の質問.txtを指定し、前回の個人情報を読ませない形で試します。
「名前・資料・質問・予定の差し替えを見て、空欄の残りと前回の情報がないかを返してください」と頼みます。
相手へ送る前には、人が今回の連絡と一文ずつ比べます。
固定するのは文章の役割：図と説明を見る
固定するのは文章の役割
お礼、対象資料、必要な質問、次の案内という順番は使い回せます。名前や具体的な日付まで固定する意味ではありません。
未定の日付には、日付なしの文を使う：図と説明を見る
未定の日付には、日付なしの文を使う
四つの欄を全部日付付きで埋める必要はありません。返答予定がない場合は、調べてから案内する文にして、人が送る前に読みます。
元の補助画像を開く（画像の改訂は別の便）
Claude Code・Codexで試す時は、保存した material-027.txt を読むファイルとして指定してください。
今日の記録
任せた仕事：
渡した材料：
自分で確認・修正したところ：
次の依頼へ足す一文：
材料の行と、答えで使った説明の対応表
基本の答えに書いた根拠を、原文のまま並べています。番号は付属の材料ファイルと同じです。
| 材料の行 | 答えに書いた説明（原文） |
|---|---|
| 2行目 / 3〜6行目 / 7・8行目 / 9・12・14行目 | 根拠となるメモの行 毎回の文は2行目、相手と資料は3〜6行目、質問は7・8行目、予定は9・12・14行目を使っています。 |
| 10・11・13行目 | 送る前の点検は10・11・13行目が根拠です。 |