手順を始める前に、必要なものと終わりの形をそろえる

キャラと考える

この仕事の約束

説明書の冒頭に「始める前の準備」と「終わりの形」を作る回です。操作を細かく書く前に、今回の会議メモ、共有先、お手本をそろえます。そろわない情報をAIが埋めないよう、止める条件も同じ所へ置きます。

図は「材料3点をそろえる→下書きと質問の2つを作る→保存を確かめる」の箱として読み、送信はその先の別の箱に分けます。

番号つきの材料

01 仕事は会議の共有文の下書きを作ること。
02 必要な物は会議メモ、共有先の説明、文章のお手本。
03 会議メモには『写真選定は制作、原稿は営業が担当』とある。
04 写真の提出期限は12日、原稿の期限は空欄。
05 共有先の説明には『参加者以外の社内担当者』とある。
06 社外のお客さんへ出す予定は、説明に書かれていない。
07 お手本は結論、担当、期限、質問の順で書かれている。
08 お手本に載っている担当名は、前回の別案件のもの。
09 会議メモが無いときは、会議内容を作り始めない。
10 共有先が分からないときは、依頼した人へ聞く。
11 メモにない期限は、質問一覧へ入れる。
12 下書きのほかに、まだ分からない事の一覧を作る。
13 保存先は依頼した人が指定する。今回の指定はまだ無い。
14 終わりは二つのファイルが指定先にあり、元メモと合っていること。
15 共有文を保存する事と、相手へ送る事は別。今回は保存まで。

基本の依頼と答え

この仕事の説明書の冒頭を、「始める前にそろえる物」「足りないとき」「できあがる物」「終わったと判断する条件」の四つにしてください。今回のメモで不足する情報も質問へ分け、根拠の行を添えます。お手本の内容を今回の事実に使わず、送信は実行しないでください。

この四つを用意してから共有文そのものを頼みます。保存先の返事がまだなら、会話に出た下書きは「保存待ち」と伝えれば、準備と完成を取り違えません。

この4点を確認しよう

• 必要な材料が明記
• 完成物が分かる
• 不足時の対応がある
• 保存と送信を分ける

職種を変えて試す

01 アンケートの依頼メモと設問案、対象部署の一覧を使う。
02 対象一覧には営業と制作がある。
03 回答期限は依頼メモに書かれていない。
04 完成形は案内文案と、確かめる点の一覧。配布は担当が承認後に行う。
05 設問案には『一番困る操作を一つ』という問いがある。
06 全員が複数回答できる形式かどうかは、まだ決まっていない。
07 前回の案内文にある期限は、今回の期限の根拠にしない。
08 案内文には今回の対象部署と、設問を読む入口が必要。
09 保存先の指定は、依頼メモの追記で届く予定だが未着。
10 配布の承認者は担当とだけあり、個人名はまだ無い。

必要な三資料と不足する点、完成する二つの物を整理してください。

使うのは依頼メモ・設問案・対象部署一覧（1行目）。対象は営業と制作、案内には設問の入口も要る（2・8行目）。3・7行目から期限を前回文で補わず質問へ残す。5〜6行目では一つ選ぶ問いと複数回答の形式の関係が未決定なので、回答の選び方も確かめる。案内文案と質問一覧を作り、9行目の保存先の返事後に指定先へ残す。承認者名は10行目で不明、承認後の配布は4行目に従う別作業。

01 選考担当が確定した面接日時を渡す。
02 会場の地図は旧オフィスのものしか無い。
03 案内文案と新しい地図がそろったら担当へ確認を頼む。
04 人事の原稿担当が作るのは、応募者向けの面接案内の下書き。
05 選考担当へ、新しい地図の保存先と会場名を尋ねる。日時を変える相談とは分ける。

人事の原稿担当が始めてよい所と止める所を分け、新しい地図を受け取るための質問も書いてください。

日時の案内文は、選考担当が渡した確定情報から人事が下書きする（1・4行目）。会場案内は2行目の旧地図を流用せず止め、新しい地図の保存先と会場名を選考担当へ尋ねる（5行目）。確定した日時まで変更する依頼とはしない。案内文案と新地図がそろったら、3行目どおり担当へ確認を頼む。

01 商品名と希望数量、納品地域のメモを受け取る。
02 数量は決まっているが、納品地域は空欄。
03 営業が見積担当へ渡すのは依頼メモと不足質問。
04 受付時点の商品名と希望数量は、依頼メモに残してある。
05 不足の質問はお客さんへ確認するため営業が持ち、返事が来たら地域欄へ記録して見積担当へ渡す。

受付に必要な物と、できあがる物を二段で書いてください。地域の返事を誰が受け取り、どこへ残すかも含めてください。

必要な物：商品名・希望数量・納品地域の依頼メモ（1行目）。商品名と数量は記録済みで、空欄の地域だけを営業からお客さんへ尋ねる（2・4〜5行目）。できあがる物：見積担当へ渡す依頼メモと、地域の不足質問（3行目）。返事が来たらメモの地域欄へ記録して渡す（5行目）。価格や納期の回答を作る作業までは含めない。

自分の仕事用の依頼

仕事【　】の開始条件を作ってください。必要な資料【　】、読む相手【　】、できあがる物【　】、保存・提出の場所【　】を使います。不足を質問へ分け、保存と送信を区別して、終わりの確認を書いてください。

例：「会議共有文／会議メモ・共有先・お手本／社内の非参加者／下書きと質問一覧／依頼者へ指定を聞く」。材料が三つあるだけで十分とは限りません。今回の案件に使える版なのかも、準備の言葉へ入れます。

応用と失敗の直し方

始める前の四項目を一つのチェック欄へ短くしてください。会議メモがない、期限が空欄、保存先が未指定の三つを同じ「不足」でまとめず、次の行動を残してください。

この材料で下書き作成前と保存前の二回に分けて点検してください。前半で必要な三資料、後半で必要な保存先の返事を示し、各条件を満たさないときの待ち方を説明してください。

原稿期限を12日とした文を直してください。4行目では空欄です。写真期限は残し、原稿期限は質問一覧へ移してください。

上司やお客さんに伝えるなら

会議メモを渡すだけでは、読み手や保存先をAIが勝手に補うのが困りごとです。作成前の三資料と保存前の条件を、説明書の冒頭へ分けて書きます。これで、作れる下書きとまだ完成扱いにできない所が見えるようになります。担当者が用意するのは今回のメモと共有先、お手本、保存先の返事です。まず共有文の保存までをこの形で試す事を決めてください。

会議用の3行：形を借りても前回の事実は借りない。／空欄の期限を質問へ分ける。／二つのファイルが指定先にある事を完了条件にする。

Claude Code・Codexで使う

Claude Code・Codexへmaterial-074.txtを読ませ、まず四項目の準備チェックを会話へ返すよう頼みます。

原稿期限と保存先に返事が無ければ、完成ファイルの保存を勝手に進めさせません。

練習では共有文案.mdと質問一覧案.mdの二つのファイル名を指定します。

保存できたかと文章が元メモに合うかを、人が別々に確かめます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

今日の記録

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