長い作業メモを、一手ずつの操作手順へ直そう

キャラと考える

この仕事の約束

長い作業メモから、手を動かす順番と各手順の確認点を取り出します。「資料を見る」と「正しい版だと確かめる」は別の動きです。止める場合を途中へ入れ、確かめないまま修正へ進まない説明書を作ります。

図の「開く→版を確かめる→数字と文を比べる→修正案を保存」の矢印は、順番を示します。古い版から修正へ進む矢印はなく、担当へ聞く所へ戻ります。

番号つきの材料

01 引継ぎメモには『資料を開き、版を見て、表と本文を比べ、違いを直して保存』とある。
02 今回の作業は、資料の違いを修正案へまとめるまで。
03 担当が今回使う版をv4と指定している。
04 受け取ったファイルは説明資料_v3.pdfという名前。
05 ファイルの表紙にもv3と書かれている。
06 担当からv4を受け取るまでは、v3を修正に使わない。
07 v4を受け取ったら、名前だけでなく表紙の版も見る。
08 v4の見本では、表の参加人数は18人。
09 同じ期間を説明する本文には参加人数16人とある。
10 表と本文のどちらが正しいかを決める記録は、まだ無い。
11 違いを見つけた人は、場所と二つの数を修正案へ書く。
12 正式な人数は担当へ質問する。片方を勝手に採用しない。
13 修正案は元ファイルと別の名前で保存する。
14 保存先の指定は練習フォルダ。原本へ上書きしない。
15 最後に、保存した案に違いの場所と質問が残っているか開いて見る。

基本の依頼と答え

長い引継ぎメモを、一つの手順に一つの動作がある説明書へ直してください。各手順に「操作」と「確認」を付け、古い版を受け取った今回の状態も示します。表と本文の人数を正しい数へ直すのではなく、修正案と質問を残す手順にしてください。根拠の行番号を添えてください。

確認の答えが「いいえ」なら、その手順にとどまります。たとえば受け取ったv4の表紙がv3なら、名前だけで通らず担当へ戻します。「確認する」の一語だけでは、その分かれ道が伝わりません。

この4点を確認しよう

• 一手ずつ分かれる
• 版確認が先
• 古い資料で修正を進めない
• 修正案と確定版を区別

職種を変えて試す

01 依頼メモを開き、行先と日程を読む。
02 行先は書かれているが、帰りの日が空欄。
03 日程がそろってから手配担当へ渡す。ここでは予約しない。
04 依頼の対象は、営業担当の展示会への出張。
05 会場へ着く希望時刻は、依頼メモの追記にある。
06 費用の上限はまだ書かれていない。
07 以前の別出張の上限をそのまま使わない。
08 本人の返事で日程を足したら、行先と会場の情報も見直す。
09 日程がそろっても費用上限が無い場合は、その不足も担当へ渡す。
10 終わりは、依頼メモと質問を手配担当が受け取れる形になったこと。

受付を一操作ずつに分け、各操作の後に見る所を書いてください。

1. 依頼メモを開く。確認は展示会の行先・日程・希望到着時刻（1・4〜5行目）。2. 帰りの日と費用上限を質問する（2・6〜7行目）。確認は他の出張の条件を混ぜていないか。3. 日程の返事を追記し、会場情報を見直す（8行目）。4. メモと残る質問を手配担当へ渡す。費用上限がまだなら空欄と分かる形を残す（9〜10行目）。3行目により受付者は予約を実行しない。

01 校正対象は原稿v6と赤字メモ。
02 届いたPDF表紙はv5で、赤字メモはv6用。
03 制作担当へ組合せを確認してから校正を始める。
04 校正する人は、PDF表紙の版と赤字メモの対象版を並べて受付欄へ残す。
05 制作担当から対象v6のPDFが届いたら、対象版と赤字メモが同じ組合せかを確かめ直す。

開く、読む、質問するの三手に分けてください。受付欄へ残す事と、対応するPDFが届いた後に見る所も含めてください。

①PDFと赤字メモを開く（1〜2行目）。②表紙のv5と赤字メモの対象v6を読み、両方の版を受付欄へ残す。対象v6に対してPDFだけがv5なので、まだ校正を始めない（1〜2・4行目）。③制作担当へ対象v6のPDFを質問する。届いた後も赤字メモとの組合せを確かめ直してから始める（3・5行目）。ファイル名をv6へ変えるだけでは版はそろわない。

01 明細表の数量は3、送付文の数量は2。
02 単価と税の決め方は今回の材料に無い。
03 場所をメモし、経理担当へ数量を質問する。
04 対象は今月分の請求明細。経理へ渡すメモには、表の行名と送付文の段落を付ける。
05 数量の返事が来ても、受付者が請求書を書き替えるのでなく、修正候補のメモを経理へ返す。

金額を計算せず、違いを報告する操作だけにしてください。場所の残し方と、返事を受け取った後の渡し先も書いてください。

今月分の明細表と送付文を開く（4行目）→数量の欄を読む→表の3と送付文の2を、表の行名と送付文の段落を付けてメモする（1・4行目）→経理担当へ正しい数量を質問する（3行目）。返事を受けたら修正候補のメモを経理へ戻し、受付者が請求書を変更しない（5行目）。2行目には単価と税の条件がないため、金額や税込合計を補わない。

自分の仕事用の依頼

元の作業メモ【　】を、一手ずつの説明書へ変えてください。対象の資料【　】、使う版の決め方【　】、保存する物【　】、止める条件【　】を使います。「操作／確認／合わないとき」の形で、元にない権限や決定を足さずに書いてください。

記入例：「資料を見て直す／説明資料と表／担当指定v4／違いと質問のメモ／名前と表紙の版が合わない」。作業を全部細切れにするのが目的ではなく、判断を飛ばしやすい所を見える形にします。

応用と失敗の直し方

五つの操作を、実行時に見る五行へ短くしてください。指定v4、古い版なら停止、18人と16人の違い、別名保存は残してください。

初めての人が操作を一つ終えるたびに見る確認欄を足してください。「ファイル名v4、表紙v3」の場合も試し、どの手順へ戻るかを明記してください。

手順3で本文を18人へ書き換えた箇所を、違いを記録して担当へ聞く形に戻してください。8〜12行目を使い、確定値を決めないでください。

上司やお客さんに伝えるなら

一文の中に開く・版を選ぶ・直す・保存するが混ざり、後任が版確認を飛ばすのが困りごとです。操作と、その直後に確かめる所を分けた五つの手順を用意します。これで、版違いや人数の食い違いを勝手に直す前に止まれます。必要なのは担当指定の版と、後任が一度手順を読んで試す時間です。原本ではなく修正案だけを残す運用で試す事を決めてください。

会議向け3行：指定版を受領してから比較。／正しい数が分からなければ質問。／別名で残し、保存した案を開いて終える。

Claude Code・Codexで使う

Claude Code・Codexにはmaterial-075.txtを入力ファイルに指定します。

操作、確認、合わないときの三つを並べた手順案.mdだけを作るよう頼みます。

説明資料の原本は書き換えず、人数の確定もさせません。

受領版と担当指定がそろう前に手順が先へ進んでいないか、会話の答えから確かめます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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