資料を渡す前に、名前や連絡先を練習用へ置き換えよう

事務：勤怠の記入例から、練習に不要な個人情報を外す

この職種の番号つき材料

01｜勤怠の締めに使う表の記入漏れを探す練習。
02｜社員名・社員番号・休暇の詳しい理由の欄がある。
03｜対象期間の勤務日数は5日と記録されている。
04｜提出日の欄は空で、残業時間の値も書かれていない。
05｜勤務日数と空の欄を整理する目的で、本人を特定する必要はない。
06｜空欄を0とせず、記入した人へ聞く項目にしたい。

この職種で使う依頼

練習へ残す情報と外す情報を分け、社員Aの記入例へ直してください。勤務日数と空欄の意味を変えないでください。

外す情報：社員名・社員番号・休暇の詳しい理由（2・5行目）。
残す情報：勤務日数5日、提出日と残業時間が空欄（3・4行目）。
置換後：社員Aの勤務日数は5日。提出日と残業時間は記入がないため、本人に記入内容を尋ねる。
空欄を提出なし・残業0と決めていません（6行目）。

広報：感想の意味を変えずに名前を外す

この例で使う文章

01｜回答者名と連絡先の欄がある。感想は「説明は分かったが、自分の仕事への当てはめで迷った」。外へ出す同意はまだ取っていない。

職種別の依頼

回答者Cに置き換え、理解した点と迷った点を両方残してください。外へ出せるかも分けてください。

答え

回答者Cは説明を理解した一方、自分の仕事に当てはめる所で迷ったと回答。
名前と連絡先は外す。名前を外しても、外へ出す同意を得たことにはならない。

答えを見比べる根拠：この職種の材料の01行目。

短い依頼：残す条件を先に決める

応用の依頼

配送の練習用メモで、相手の識別に不要な情報と、返信に残す条件を各一行で返してください。

答え

外す：名前・電話・住所・注文番号。
残す：青いノート2冊、火曜の希望、配送予定はまだ分からないこと。

使った根拠：2〜7・10・11行目。

詳しい依頼：同じ相手の呼び方をそろえる

応用の依頼

返信の下書き「お客様Aへ。ご注文のノート2冊について、B様の火曜のご希望を確認します」を直し、呼び方と商品の説明がメモに合うか見てください。

答え

修正文：お客様Aへ。青いノート2冊について、来週火曜にお届けできるか確認します。
直した所：同じ相手をB様とした呼び方、商品の色、希望日の意味。

使った根拠：5・6・13行目と、依頼に付けた誤った下書き。

名前だけ変えて番号を残す

お客様Aの注文番号は、注文番号の練習欄です。

本人の特定や注文検索を練習しないのに、不要な番号の欄を持ち出しています。

直す依頼

配送質問の練習に必要な内容だけを残す文へ直してください。

直した見本

お客様Aから、青いノート2冊が来週火曜に届くかという質問です。

直すときに戻る所：4・11行目。

すべて消して、仕事も分からなくなる

お客様から問い合わせがありました。

色、品目、数量、希望日まで消したため、配送の質問として答えを作れません。

直す依頼

相手を特定する情報は戻さず、仕事に必要な条件を戻してください。

直した見本

お客様Aが、青いノート2冊の来週火曜の配送可否を尋ねています。

直すときに戻る所：5・6・10行目。

名前を外しただけで公開可能とする

相手の名前がないので、そのまま公開できます。

情報の置換と、会社の文章を外へ出す判断は別です。

直す依頼

公開できるという判断を外し、この練習で終えた作業を説明してください。

直した見本

練習に不要な情報を外した文章を作った段階です。実際に使う先と、外へ出してよいかは会社の規則で確かめます。

直すときに戻る所：11・14行目と、本文の会社ルールを確かめる案内。