相談メモから、相手が本当に困っていることを整理する

キャラと考える

この仕事の約束

AIへ最初に渡す約束相手が話した事、原因の仮説、次に聞く事を分けます。困り事から解決策を一つに飛躍させません。

番号つきの材料

01 修理受付の担当が問い合わせ対応を相談した。
02 複数のメールアドレスへ問い合わせが来るという。
03 誰が返したか分からない事がある。
04 同じ相手へ別の担当も返す事がある。
05 問い合わせ件数は日によって違う。
06 忙しい日は返事が遅れるという。
07 何件で遅れが出るかはまだ聞いていない。
08 返信担当を決める手順はメモにない。
09 修理の確認で返事が止まる場合もある。
10 誰の確認待ちかは一覧になっていない。
11 担当を増やす予算は分からない。
12 自動返信を希望した発言はない。
13 相談相手は二重返信と遅れを減らしたいという。
14 今回は原因を確定せず追加で聞く事を整理する。

基本の依頼と答え

確認できた困り事、原因の仮説、追加質問を分けてください。仮説は複数示し、根拠になる行とまだ分からない事を付けてください。増員や自動返信を結論にせず、予算も作らないでください。

この4点を確認しよう

• 発言と仮説を分けた
• 原因を一つに断定しない
• 未確認予算を足さない
• 次に聞く質問がある

職種を変えて試す

総務：図書の推薦募集

01 社内図書へ入れる本の推薦を集めている。
02 今回は応募が少ないと担当者が話した。
03 前回と今回の応募数はまだ分からない。
04 募集は社内の掲示だけで知らせている。
05 掲示を見た人数の記録はない。
06 推薦の書式に書名と理由の欄がある。
07 理由をどう書くか迷うという声があった。
08 どの部署が応募していないかは不明。
09 締切を知らなかったという声もある。
10 本への関心がないという発言はない。
11 購入の予算を増やせるかは未定。
12 募集の伝え方と書き方のどこに困るか知りたい。

発言から分かる困り事と、応募が少ない原因の仮説、追加質問を分けてください。関心がないと断定せず、応募数や予算を作らないでください。

01 依頼者は庭をすっきりさせたいと話した。
02 花壇の前を通りにくいという。
03 雨の後は靴が汚れる事がある。
04 見た目は緑を残したいという。
05 植物を全てなくしたいとは言っていない。
06 通路の幅はまだ測っていない。
07 土の状態や排水は調べていない。
08 自分で手入れする時間は少ないという。
09 全面工事の予算は聞いていない。
10 今回は希望と困る理由を分けたい。

見た目の希望、確かな困り事、原因の仮説、次の質問を分けてください。排水不良や全面工事を断定せず、植物の種類や費用も作らないでください。

01 会議用弁当で、食べ残しが気になると相談。
02 温かい料理がよいという希望。
03 注文数と配送までの時間は不明。
04 苦手な食材はまだ聞いていない。
05 栄養や医学的効果を求めた発言はない。

希望と困り事を分け、量・食材・配送の複数の仮説と質問を示してください。健康効果や食べ残しの原因を断定しないでください。

自分の仕事用の依頼

相手の発言【　】、困っている場面【　】、分かっていない事【　】、決めつけたくない原因【　】から、事実・複数の仮説・次の質問を分けてください。

記入例：忙しい日に返答が遅れる／複数窓口／件数と担当手順／必ず人員不足。

応用と失敗の直し方

上司へ伝えるため、困り事・仮説・次に聞く事を各一文にしてください。仮説という言葉を消して断定に変えないでください。

各仮説が正しい場合と違う場合に、どの回答で見分けられるかを示してください。資料にない回答を埋めず、質問だけを作ってください。

人員不足という断定を、複数の仮説と質問へ直してください。5〜10行目から量、担当共有、確認待ちを分け、11行目の予算を補わないでください。

上司やお客さんに伝えるなら

上司へ：相談の中心は、二重返信と返答の遅れです。増員ありきで進めず、量・担当共有・確認待ちの3つを仮説として、次に聞く質問を分けました。予算や自動返信の希望はまだ分かっていません。

Claude Code・Codexで使う

相談者の言葉を残した material-056.txt を指定して読みます。

Claude Code・Codexへ、発言と仮説を別の見出しで返し、根拠の行を付けるよう頼みます。

聞き取り相手への連絡や、返信システムの変更は実行しません。

相手が言っていない原因や解決策が混ざったら、その文を質問へ戻します。

元の補助画像を開く（画像の改訂は別の便）

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