提案書の最初に、相手の目的と今回の範囲を書こう

キャラと考える

この仕事の約束

AIへ最初に渡す約束相手の目的から提案を始め、今回の対象、対象外、確かめ方、未確定を分けます。小さな試行を全体導入へ広げません。

番号つきの材料

01 修理店は問い合わせの見落としを減らしたい。
02 誰が返事をするか分からない事がある。
03 返信済みと確認待ちを見分けたい。
04 今回の案は担当と返信状況の一覧化。
05 最初はメールの一つの窓口だけで試す。
06 電話と店頭は今回の対象に入れない。
07 返信文は人が作って送る。
08 自動送信は行わない。
09 一覧の項目は担当・状態・次の行動を想定。
10 実際の問い合わせを扱う前に、練習の材料で確認する。
11 人が元のメモと一覧を見比べる。
12 試す期間と費用はまだ決まっていない。
13 見落としが何件減るかは測っていない。
14 全窓口へ広げるかは試行後の判断。

基本の依頼と答え

提案の冒頭を、目的・今回行うこと・行わないこと・確認方法・未確定の5項目で作ってください。一つの窓口の試行を全体導入と書かず、自動送信や削減効果を足さないでください。根拠の行も添えてください。

この4点を確認しよう

• 相手の目的を先に示す
• 1窓口の範囲を維持
• 自動送信を含めない
• 未確定事項を分ける

職種を変えて試す

総務：証明書発行の受付を見直す提案

01 証明書の依頼がどこまで進んだか分からない。
02 総務は問い合わせの往復を減らしたい。
03 まず在職証明の受付だけを整理する。
04 収入証明は今回の対象外。
05 受付済み・確認待ち・発行済みを分ける案。
06 証明書の内容を決めるのは担当者。
07 自動で証明書を発行しない。
08 依頼者へのメールも自動では送らない。
09 練習用の申請例で状態を分類する。
10 人が受付記録と分類を比べる。
11 費用と実施期間は未定。
12 他の証明書へ広げる判断は後で行う。

目的、今回の範囲、対象外、確認、未決に分けて概要を作ってください。受付の整理を証明書の自動発行に変えないでください。

01 工芸展で作品を見つけやすくしたい。
02 入口で通り過ぎる人がいるという。
03 今回は一つの展示台を対象にする。
04 作品の並びと説明札の位置を案として作る。
05 会場全体の工事は行わない。
06 照明や電源の変更も範囲外。
07 まず紙の配置図で通る順を確かめる。
08 出展者が作品名と説明の対応を見る。
09 設営の実施日と費用は未定。
10 入場者が増えるという実測値はない。

目的・今回・対象外・確認・未決の提案概要を作ってください。一台の配置案を会場工事や集客の保証へ広げないでください。

01 地域の歴史を知る散歩案を検討したい。
02 今回は商店街の一通りを対象にする。
03 見どころの順と説明の案を紙にまとめる。
04 予約受付や実際の案内は行わない。
05 所要時間と参加費はまだ決まっていない。

目的と対象、作る物、今回行わない事、未決を分けた概要を作ってください。実施済みや予約開始と書かないでください。

自分の仕事用の依頼

相手の目的【　】、今回の対象【　】、行わない作業【　】、確認方法と未決事項【　】で提案概要を作ってください。将来の案は今回の約束へ含めないでください。

記入例：見落としを減らす／一つのメール窓口／自動送信／練習例で比較、費用と期間は未定。

応用と失敗の直し方

この提案を口頭の3文にしてください。目的、一窓口の範囲、人が確認し自動送信しない点を残してください。

概要の約束を拾い、元メモの今回・将来案・未定のどれに当たるかを示してください。将来案が今回へ混ざった箇所だけを直してください。

全窓口の自動返信という文を直してください。5〜8行目の一窓口・人による返信へ戻し、14行目の拡大判断は後に残してください。

上司やお客さんに伝えるなら

お客さんへ：目的は問い合わせの見落としを減らすための運用確認です。今回は一つのメール窓口で担当と状態を整理し、返信は人が行います。費用や期間、改善できる件数はこれから確かめるため、全体導入を約束する提案ではありません。

Claude Code・Codexで使う

提案の合意前のメモを material-057.txt として指定します。

Claude Code・Codexへ5項目の概要と、範囲を決める行を会話内に返してもらいます。

窓口設定、メール送信、自動化の導入は実際には操作しません。

今回の範囲と将来の案を自分で読み分け、確定していない費用と期間を補わないよう直します。

元の補助画像を開く（画像の改訂は別の便）

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