自分だけが知っている仕事を、初めての人にもできる手順へ

キャラと考える

この仕事の約束

確認済みの進捗メモから週報の下書きを作る仕事を、初めての担当者へ渡します。AIが作るのは説明書であり、週報を公開する操作ではありません。最初に使う資料、判断が分かれる条件、最後に人へ渡す物を決めます。

図は「確認済みメモ→状態別の整理→下書き→担当・期限の見比べ→責任者へ」の順で読み、材料が足りない矢印は担当へ戻ると考えてください。

番号つきの材料

01 最初の仕事は、毎週の進捗メモから週報の下書きを作ること。
02 元にするのは、各担当が内容を確認した当週のメモ。
03 メモには案件名、進み具合、次にすること、担当、期限がある。
04 完了した案件と、まだ作業中の案件を分ける。
05 相手の返事を待っている案件は、作業中へ混ぜず返事待ちにする。
06 状態が空欄の案件は、担当へ状態を聞いてから入れる。
07 『金曜まで』だけで週が分からない期限は、担当に日付を聞く。
08 同じ案件のメモが二つあり、期限が食い違っている。
09 どちらが正しいか分かる連絡は、まだ来ていない。
10 下書きの担当は、期限を自分で一つに決めない。
11 週報には完了・作業中・返事待ちの見出しを付ける。
12 作成後、案件ごとの担当と期限を元メモと見比べる。
13 未解決の質問は、週報と別の質問メモに残す。
14 終わりは、下書きと質問メモを責任者へ渡せた状態。
15 最終確認と公開は責任者が行う。下書き担当は公開しない。

基本の依頼と答え

材料の仕事を、初めて担当する人の説明書にしてください。「始める条件」「使う資料」「番号つきの操作」「困ったとき」「終わり」の順で書きます。状態不明、日付不足、期限の食い違いを分け、材料にない曜日や連絡先を足さないでください。公開する人も明記し、判断の根拠を行番号で添えてください。

手順を読む人には、8〜9行目だけ渡して「どこで止まるか」を説明してもらいましょう。「新しい方を使う」と答えたら、どちらが新しいかを材料で判断できない点を足します。

この4点を確認しよう

• 始める条件が分かるか
• 元資料にない締切が増えていないか
• 未確認の材料の扱いが書かれているか
• 担当者が公開まで行うことになっていないか

職種を変えて試す

01 今月の勤怠を本人が確認してから事務が集める。
02 打刻なしは本人へ戻し、勤務時間を推測しない。
03 承認済みだけを締め一覧へ入れる。
04 終わりは締め一覧と返事待ち一覧を給与担当へ渡した状態。
05 今回集めるのは、営業と制作の当月の記録。
06 本人の確認がない記録は、受領しただけで確認済みとしない。
07 承認欄が空白なら、承認する担当へ聞く。
08 締めの日付は今回の引継ぎメモに書かれていない。
09 質問への返事が届いたら、どの記録の返事かを確かめて一覧へ反映する。
10 この説明書では給与の計算や支払はしない。

始める条件、四つの作業、止める場合、渡す二つの一覧を短く書いてください。給与計算や支払は頼みません。

始めるのは営業と制作の当月記録を本人が確認した後（1・5〜6行目）。①記録を集める。②打刻なしを本人へ返し、承認欄空白は承認担当へ聞く（2・7行目）。③承認済みを締め一覧へ入れる（3行目）。④返事が届いたら対象の記録を確かめて更新し、締め一覧と返事待ち一覧を給与担当へ渡す（4・9行目）。締めの日付は8行目では不明なので担当へ聞く。10行目により給与計算や支払まで進めない。

01 返却箱の受付番号を記録する。
02 中身の確認は検品担当が行う。
03 番号が読めない箱は写真を残して担当へ渡す。
04 受付担当は、集荷便で届いた箱を受付台帳へ登録する。
05 検品担当へ渡すのは、受付番号の記録と該当の箱。番号が読めない時は撮影した写真も添える。

受付台帳への記録と、検品担当へ渡す物までの手順を作ってください。受付だけを扱い、検品済みと書かないでください。

①届いた箱の受付番号を読む。②読めれば番号を受付台帳へ記録し、番号の記録と箱を検品担当へ渡す（1・4〜5行目）。③読めなければ箱の写真を残し、その写真と箱を担当へ渡す（3・5行目）。2行目により中身を見るのは検品担当で、受付者は良否を決めない。

01 確定した配信結果だけを報告へ使う。
02 集計途中の数は別欄へ置く。
03 広報担当が確認して社内へ共有する。
04 下書きはマーケティング担当が、確定結果一覧と集計途中の一覧を受け取って作る。
05 配信担当から確定結果の差し替えが来た時は、下書きに記した資料の日付と数値を合わせて更新する。

下書き担当と共有担当を分けた手順を示し、確定結果の差し替えが来た時に直す所も書いてください。

マーケティング担当が確定結果一覧と集計途中の一覧を受け取り、報告の下書きを作る（4行目）。確定した数だけを報告へ使い、途中の数は別欄へ置く（1〜2行目）。下書きと別欄を広報担当へ渡し、広報担当の確認後に社内へ共有する（3行目）。確定結果が差し替わったら、資料の日付と下書きの数値を一緒に直す（5行目）。下書きができただけで共有済みとはしない。

自分の仕事用の依頼

仕事【　】を後任へ渡す説明書にしてください。始めてよい条件【　】、使う記録【　】、止める場合【　】、最後に渡す物と相手【　】を使います。実行する人と確認する人を分け、分からない条件は質問にしてください。

記入例は「週報下書き／当週メモ確認済み／進捗メモ／期限の食い違い／週報と質問メモを責任者へ」。まず後任が一案件だけ試し、つまずいた言葉を説明書に戻します。

応用と失敗の直し方

説明書を机の横で見るチェック用に短くしてください。開始条件、期限が食い違うときの停止、二つの提出物、公開は責任者という四点は残してください。

説明書を使い、状態空欄・日付不足・期限二つの三場面を順番に試してください。各場面で止める操作、聞く内容、答えが届くまで保管する物を示してください。

説明書の「状態空欄は作業中」を直してください。6行目では担当へ質問し、分かってから入れます。分類済み一覧と質問メモを混ぜない形へ直し、変えた手順を示してください。

上司やお客さんに伝えるなら

後任が期限の食い違いを自分で決めると、週報の意味が変わるのが困りごとです。担当確認済みメモから始め、迷う三場面を別の質問へ戻す説明書を作ります。これで、分からない所を質問しながら同じ順で下書きを用意できます。準備するのは当週メモと、初回だけ手順を一案件通す担当者です。下書きと質問メモの二つを責任者へ渡す形で試してよいかを決めてください。

会議に貼る3行：対象は週報の下書きまで。／期限と状態を推測しない。／公開の責任は責任者のまま。

Claude Code・Codexで使う

material-073.txtを読むファイルとしてClaude Code・Codexへ指定します。

説明書を週報手順案.md、質問を質問メモ案.mdへ分けて書くよう頼みます。

保存先は練習用のフォルダを指定し、週報の本番ファイルは変更させません。

元の15行と担当・期限・公開の役割を見比べてから、後任へ渡す版を自分で決めます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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