資料が増えたとき、どれが正本か分かる案内を作ろう

キャラと考える

この仕事の約束

資料を一覧にするときは、名前と版だけでなく「今使う／作業中／以前の記録」を書き分けます。見つかったファイルを全部使うのではなく、今回の業務で根拠にできる物と補助になる物を分けるのが目的です。

図の「資料A→今回使う」「資料B→作業中」「資料C→履歴」の三つの置き場を読み、履歴の箱を捨てる場所とは考えないでください。

番号つきの材料

01 今回の仕事は、説明資料の改訂案を作ること。
02 資料Aはv2。責任者が内容を確認済み。
03 担当は今回の説明の根拠を資料Aと指定している。
04 資料Bはv3。新しい説明を作業中だが、責任者の確認はまだ無い。
05 資料Cはv1。旧版として残してある。
06 資料Dは『最終版』という名前だが、版と確認の記録が無い。
07 資料Eは、お客さんから届いた説明への質問メモ。
08 AとBで提供条件が違うが、変更を決めた連絡は無い。
09 Eは質問の材料には使えるが、提供条件を確定する資料ではない。
10 今使う物、作業中、以前の記録、状態の確認待ちを分けたい。
11 一覧には資料名、版、状態、今回の使い道を入れる。
12 ファイルを消したり、BをAへ上書きしたりしない。
13 Dの確認記録が見つからなければ、担当へ使ってよいか聞く。
14 Aの内容を改訂案に写した後も、案だと分かる名前で別に残す。
15 Aを置く共有場所は担当が案内する。まだ具体的な場所は届いていない。

基本の依頼と答え

A〜Eを、資料名・版・状態・今回の使い道の4列で整理してください。今回の根拠と質問の材料を区別し、版や状態が分からない所は分からないまま残します。資料を移動・改名・削除せず、根拠行と担当へ聞く事を表の後に書いてください。

一覧を作っただけでファイルが整理・保存されたとは扱いません。最初に作るのは、どれをどの用途に使うかの案内です。実際に置き場を変えるなら別の作業として決めます。

この4点を確認しよう

• Aを正式版とする
• Bを自動採用しない
• 旧版を削除しない
• 状態と用途が分かる

職種を変えて試す

01 来客案内Aはv2で、受付担当が今回使用と指定。
02 来客案内Bはv3だが、移転後の地図を作業中。
03 来客案内Cはv1で旧入口の説明がある。
04 来客予定は現在のオフィスへの訪問。
05 Bを確認した人の記録は無い。
06 Cは過去の案内の問い合わせ用に残す。
07 AとBで入口の写真が違う。
08 入口を変えたという連絡はまだ無い。
09 問い合わせにはAの場所を使い、Bの扱いは受付へ聞く。
10 置き場の変更や旧版の削除は今回しない。

今回の案内に使う物、作業中、履歴の三つを理由付きで整理してください。

使う物はA。1・4・9行目で現在の訪問への指定がある。Bは2・5行目から作業中で、7〜8行目の写真差を入口変更の事実にしない。Cは3・6行目から以前の問い合わせに使う履歴。10行目に従い移動や削除はしない。

01 価格表Aは当月適用、担当指定。
02 提案見本Bは前月の金額を含むが、文章の形は使ってよい。
03 来月の価格案Cはまだ採用されていない。
04 今回作るのは、当月の相談先へ出す提案文の下書き。
05 下書きには金額を参照したAの適用月を添え、価格の条件を変える相談は担当へ返す。

今回の価格の根拠と文章の見本を分け、下書きに残す参照情報も書いてください。

当月の相談先への下書きなので、今回の金額の根拠は当月適用で担当指定のA（1・4行目）。Bは文章の組み方だけ参考にし、前月の金額を移さない（2行目）。Cは来月案で未採用のため、今回の価格へ混ぜない（3行目）。下書きにはAの適用月を添え、価格条件を変える相談は担当へ返す（5行目）。BやCをすべて使えない資料とはせず、今回の用途を分ける。

01 募集条件Aは担当確認済み。
02 見出し案Bは作業中で、職務の条件はAを使う。
03 旧募集Cには今は募集しない職種が残る。
04 人事の原稿担当は、現在募集する職種の案内文を準備している。
05 担当へ渡すメモには、使ったAの条件と、Bでまだ検討している見出しを分けて残す。

現在案内する条件と作業中の表現、履歴を分け、担当へ添えるメモの内容も示してください。

現在の募集案内の条件には、担当確認済みのAを使う（1・4行目）。Bは表現を検討している見出し案であり、職務条件を決める資料にはしない（2行目）。Cは以前の募集の履歴で、今は募集しない職種を現案内へ加えない（3行目）。担当へ渡すメモには、Aから使った条件とBの検討中の見出しを別に残す（5行目）。

自分の仕事用の依頼

仕事【　】で使う資料を一覧にしてください。資料の名前と版【　】、確認した記録【　】、今回の指定【　】、分からない所【　】を材料にします。根拠として使う物と参考・履歴を分け、資料は変更せず、用途だけ案内してください。

記入例：「説明の改訂案／A v2・B v3／A責任者確認済み／Aを根拠に指定／Bの条件変更」。全資料を同じ「参考」に入れると使う人がまた迷うため、今回は何のために開くかを一文ずつ書きます。

応用と失敗の直し方

今回使うA、参考B、旧記録C、確認待ちD、質問材料Eを一行ずつで案内してください。Bの提供条件とDの最終版という名前を根拠に使わないでください。

条件が違うAとBを比べ、Bを正式版にする前に必要な確認を箇条書きにしてください。確認した事と、これから担当へ質問する事を分け、ファイル操作はしないでください。

Dを正式資料に選んだ一覧を直してください。6・13行目では版と確認記録が不明です。状態を確認待ちへ戻し、Aの指定は変えないでください。

上司やお客さんに伝えるなら

版の数や「最終版」という名前だけで資料を選び、採用前の条件を説明する危険があるのが困りごとです。今回の指定と確認記録から、使い道を分ける一覧を作ります。これで、根拠・参考・履歴・質問が別々に探せます。必要なのは資料そのものと、責任者が確認した記録です。まずAを今回の根拠とする一覧を共有し、版を替える時は担当が決める形で進めてよいか決めてください。

会議に貼る3行：大きい版番号だけで選ばない。／質問のメモは条件の正本ではない。／以前の記録は用途を書いて残す。

Claude Code・Codexで使う

material-077.txtと、練習用に置いた資料一覧の名前だけをClaude Code・Codexへ渡します。

資料の用途一覧案.mdを作り、元ファイルの移動・改名・削除はしないよう指定します。

今回の根拠がAのままか、BとDに確認待ちが残るかを人が読みます。

担当が正式版を替えた時は、その連絡を新しい材料にして一覧を更新します。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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