初めての担当者へ、最初に読む3資料を案内しよう

キャラと考える

この仕事の約束

最初の仕事が「問い合わせ返信の下書き」なら、資料もその仕事に絞ります。正しい内容を知る物、文章の形を知る物、確認から送信までの役割を知る物の三つを案内します。全社の資料を読了してからでないと始められない作りにはしません。

図は「商品説明で条件→過去返信で形→確認・送信手順で役割」の三段に読み、過去返信の金額を条件の箱へ戻さないようにします。

番号つきの材料

01 新担当者の最初の仕事は、問い合わせ返信の下書き。
02 商品説明は現行版で、価格と提供条件が載っている。
03 過去の返信例は、文章の順番と話し方を参考にできる。
04 過去の返信例に載る価格は、今の条件と違うことがある。
05 確認・送信手順には、下書きを確認する人と送る担当が書かれている。
06 イベント写真も共有フォルダに入っている。
07 古い価格表には、以前だけ使っていた割引条件が残る。
08 今回のお客さんは、現在の料金と使い始める手順を質問している。
09 イベントの雰囲気や写真を求めている質問ではない。
10 最初に読むのは、今回の下書きに必要な3資料とする。
11 読む順番と、各資料で見る場所を一行ずつ案内する。
12 過去の返信例と現行商品説明が違えば、条件は商品説明を使う。
13 商品説明にも答えがなければ、担当への質問として残す。
14 古い価格表や写真は、削除せず今回は読む対象から外す。
15 返信の送信は確認・送信手順の担当が行い、新担当者は下書きまで。

基本の依頼と答え

最初に読む3資料を、順番・資料名・見る場所と目的の3列で案内してください。その後に今回は読まない資料と理由を書きます。過去の返信例の条件を今の正しい条件にせず、答えがない時の止まり方も行番号で説明してください。

入口の案内を読んだ人に「値段を確かめるのはどの資料か」を答えてもらいます。三資料を挙げられても、見る目的が逆なら、案内の一行を直します。

この4点を確認しよう

• 今回の仕事へ絞る
• 読む順番がある
• 古い条件を混ぜない
• 確認手順へつなぐ

職種を変えて試す

01 初めての仕事は、社内向けの資源回収案内を下書きすること。
02 今回の回収品目表は、担当が確認した現行版。
03 前回の案内文は、読みやすい順番の見本。
04 回収・確認手順には、担当へ下書きを渡す方法がある。
05 倉庫の写真は別の作業の物。
06 昨年の予定表は回収日が今と違う。
07 今回の日程は品目表の連絡欄に載る。
08 前回文の品目をそのまま写さない。
09 品目表に無い回収物は担当へ聞く。
10 初担当者は、三資料を読んで下書きを渡す所まで。

最初の三資料を順番付きで案内し、古い予定を外す理由を示してください。

①現行の回収品目表で品目と日程を見る（2・7行目）。②前回案内で文章の順番を見るが品目は写さない（3・8行目）。③回収・確認手順で提出方法を読む（4行目）。倉庫写真と昨年予定は5〜6行目により今回の入口から外し、品目が不明なら9行目どおり担当へ聞く。

01 受付条件一覧、記入例、確認先一覧がある。
02 古い権限表は以前の仕組みのもの。
03 初担当者は申請内容の不足をメモする所まで。
04 届いた申請には所属と利用目的があるが、使いたい道具の欄が空白。
05 確認先一覧の受付担当が、不足の照会と返事の受取りを行い、返事を添えた受付メモをIT担当へ渡す。

三資料の読む目的、不足メモに残す内容、受付担当が行う照会と引継ぎを分けて書いてください。

①受付条件一覧で必要項目を知る。②記入例で書き方を見る。③確認先一覧で不足を誰へ尋ねるか知る（1行目）。初担当者が行うのは、不足をメモする所まで（3行目）。所属と利用目的は届いているので、空白の「使いたい道具」を不足メモへ残す（4行目）。その照会と返事の受取り、返事を添えた受付メモのIT担当への引継ぎは、確認先一覧の受付担当が行う（5行目）。初担当者の仕事を照会や引継ぎまで広げず、2行目の古い権限表でアクセスを許可する作業にも進まない。

01 現行入社案内、案内メール見本、送付前チェックがある。
02 去年の集合時刻は見本メールに残る。
03 原稿担当は送付前チェックへ渡すまでを担当する。
04 今回の集合時刻と持ち物は、現行入社案内の当日欄に載っている。
05 原稿へはその当日欄を使い、送付前チェックを行う人へ原稿と参照した案内を渡す。

現行の条件と文章の見本、最後の確認を分け、集合時刻の読む場所と次へ渡す物も書いてください。

最初に現行入社案内の当日欄で、今回の集合時刻と持ち物を読む（1・4行目）。次に案内メール見本で文章の形を見るが、そこに残る去年の集合時刻は写さない（2行目）。最後に送付前チェックを読み、原稿と参照した現行案内をチェックする人へ渡す（3・5行目）。原稿を渡した段階を、送付済みとはしない。

自分の仕事用の依頼

初担当者の最初の仕事【　】、手元の資料【　】、今の条件が載る資料【　】、作業の終わり【　】を使い、先に読む3資料を選んでください。それぞれの読む目的と、今回は読まない資料の理由を示してください。候補が足りなければ三つ目を作らず質問へ残してください。

例：「問い合わせ返信下書き／商品説明・返信見本・確認手順・写真／商品説明／担当へ案を渡す」。三つに絞るのは読む量を減らすためで、必要な資料を無理に捨てる意味ではありません。別の仕事なら選び直します。

応用と失敗の直し方

三資料を、新担当者へ最初に送る案内の下書きへ短くしてください。条件は商品説明、形は過去返信、役割は確認・送信手順という対応を残してください。

過去返信の価格が商品説明と違う場面を想定し、どの資料へ戻るかを説明してください。商品説明にも答えが無い場合の質問と、下書きを渡す先の確認も入れてください。

古い価格表を三つ目にした案内を直してください。5・15行目を根拠に確認・送信手順へ入れ替え、古い価格表は削除せず今回外すと書いてください。

上司やお客さんに伝えるなら

新担当者が全フォルダから資料を選ぶと、古い条件を使いやすいのが困りごとです。最初の返信下書きに必要な三資料へ入口を絞ります。これで、正しい条件と文章の形、最後の役割を別々に学べます。用意するのは現行商品説明と返信見本、確認・送信手順への案内です。この三資料を新人の最初の仕事の入口にする事を決めてください。

会議向け3行：資料名だけでなく見る所を書く。／過去返信は価格の正本にしない。／初担当者は下書きまでで担当へ渡す。

Claude Code・Codexで使う

Claude Code・Codexへmaterial-078.txtを読ませ、三資料の入口案.mdを作るよう頼みます。

実際のファイルを使う時は、この三資料のファイル名を個別に指定します。

共有フォルダ全体を移動したり、古い資料を削除したりする依頼は含めません。

順番と見る目的を自分で読み、初担当者が一つ目の仕事を始められるか試します。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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