公開資料と社内メモを、同じ原稿へ混ぜない練習

キャラと考える

この仕事の約束

この回では、混ざった原稿から「読む人のための紹介文」と「作る人の作業メモ」を作ります。消すべき情報を別メモへ残す事と、外へ出してよい事は同じではありません。

公開の操作はしません。社内担当名、差し戻し回数、管理ファイル名は読者の学びに不要です。一方、練習でできる事は削らず、必要な条件と一緒に残します。

図の「材料→依頼→見比べる」の矢印は、情報を全部一つの文章へ詰める意味ではありません。紹介文と作業メモの二つに分かれ、最後に人が外へ出す文を選ぶ流れとして読みましょう。

番号つきの材料

01 公開先は会議メモ実習の紹介ページ。
02 読む人は、会議の記録を初めて任された会社員。
03 実習では会議メモから決定と相談中を分ける。
04 担当と期限を見落とさず整理する依頼文を使える。
05 用意した練習メモで試せるため、自社資料の提出は不要。
06 この三点は紹介文に載せてよいと編集担当が決めた。
07 社内の担当呼称は、編集担当Aと点検担当B。
08 点検担当Bから修正の依頼が3回あった。
09 管理用のファイル名はinternal-check.xlsx。
10 7〜9の情報は社内の作業メモにだけ残す。
11 下書きには「参加すれば会議の仕事が必ず速くなる」とある。
12 必ず速くなる事を裏付ける資料は用意していない。
13 写真の掲載許可はまだ返事が来ていない。
14 紹介文の締切と実習の参加料金はこのメモにない。
15 出す物は紹介文と、残した・外した理由の作業メモ。

基本の依頼と答え

材料から、初めて読む人向けの紹介文を3文で作ってください。社内担当名・修正回数・管理ファイル名は紹介文へ入れません。次に社内の作業メモを「紹介文に残す事／紹介文から外す事／人へ確かめる事」の3欄で作り、根拠の行を付けてください。効果・料金・期限・写真の使用許可を作らず、公開も行わないでください。

【紹介文】
会議の記録を初めて任された方が、決定した事と相談中の事を分けて整理する実習です。
担当と期限を見落とさないための依頼文を使います。
用意された練習メモで始められ、自社資料の提出は必要ありません。

【社内の作業メモ】
残す：対象者、決定と相談中の整理、担当と期限の扱い、用意されたメモ。2〜6行目に紹介へ載せてよい事がある。
外す：編集担当A・点検担当Bという社内呼称、修正3回、internal-check.xlsx。7〜10行目が社内だけに残す指定。
外す：「必ず速くなる」という効果の約束。11〜12行目では根拠がない。
確かめる：写真の掲載許可。13行目が返事待ちなので、写真を使える前提で紹介を完成させない。
確かめる：料金と締切が案内に必要か。14行目に記載がないため、新しい数字は紹介文に足していない。

この4点を確認しよう

• 内部名を公開文から外した
• 教材の使い方は残した
• 内部メモと公開文を分けた
• 品質保証へ言い換えない

職種を変えて試す

事務：貸出案内の公開範囲

01 社内文書の貸出案内は社員が読む。
02 資料室で文書名と希望日を伝える。
03 原本の持ち出しはできず、指定席で読む。
04 管理者の交代を来月検討しているが決定していない。
05 紛失のあった部署名は係だけで保管する。
06 今の受付方法は2〜3のまま。
07 貸出記録の社員名は、利用案内には載せない。
08 新しい管理者の連絡先はまだ決まっていない。
09 社員向け案内と、係の引継ぎメモを別にしたい。

社員向け案内を2文、係の引継ぎメモを2項目で作ってください。交代案を決定として書かず、部署名や社員名の公開、貸出の実行はしないでください。

社員向け：資料室で、読みたい文書名と希望日をお伝えください。原本は持ち出せないため、指定席でご覧ください。
係向け：管理者の交代は検討中で、今の受付方法は継続する。紛失のあった部署名は係だけの記録で扱う。
案内の根拠は1〜3・6行目、案の状態と扱う範囲は4〜5・7〜9行目。利用案内へ社員名を載せず、新管理者の連絡先も補っていない。

CS：問い合わせ事例をFAQへ

01 公開FAQで、配送先の変更方法を説明したい。
02 発送前なら変更の相談を受ける。
03 発送済みの場合は配送窓口へ確認する。
04 元の問い合わせに顧客名と注文番号がある。
05 FAQには個別の名前と番号を載せない。
06 変更が必ず間に合うとは約束していない。

質問と回答を1組作り、元の問い合わせから使わない情報を別メモにしてください。注文内容を書き換えず、変更完了とも書かないでください。

質問：配送先を変えたい時はどうすればよいですか？
回答：発送前は変更の相談を受け付けています。発送済みの場合は配送窓口へご確認ください。変更できる事をお約束する案内ではありません。
別メモ：顧客名と注文番号を公開FAQへ移していない。2〜3行目が手順、4〜6行目が個別情報と約束の範囲。

制作：作品紹介と制作メモ

01 納品済みのポスターを作品集へ載せたい。
02 紹介に使える説明は「読書会の開催案内を一枚に整理」。
03 掲載許可はポスター画像1枚だけ。
04 ラフ案と修正指示は掲載許可の対象に入らない。
05 制作費と取引先の担当名は公開しない。

作品紹介を1文にし、掲載しない物を作業用の一覧にしてください。許可の範囲をラフ案へ広げないでください。

紹介：読書会の開催案内を一枚に整理したポスターです。
作業用：掲載できる画像は許可のある完成ポスター1枚。ラフ案、修正指示、制作費、担当名は作品集へ入れない。
2行目が紹介文、3〜5行目が掲載範囲の根拠。

自分の仕事用の依頼

公開先【　】、読む人【　】、外へ出してよい説明【　】、社内だけの情報【　】を使い、紹介文と作業メモを別に作ってください。許可のない写真や確かめていない効果を公開文へ足さず、残す・外す理由を元の行と結んでください。

記入例：実習の紹介／初めて会議を記録する社員／決定と相談中の整理／担当呼称と修正履歴。社内の情報を消したつもりでも、コピーした紹介文だけを最後に読み直します。

応用と失敗の直し方

紹介文を2文へ縮めてください。対象者、決定と相談中の整理、用意されたメモで始められる事は残し、社内メモの情報を混ぜないでください。

紹介文の全ての文について、材料の根拠行を付けてください。社内呼称、ファイル名、効果の約束、写真の許可が読者向け本文へ戻っていないかを一覧にしてください。

紹介文に修正回数が入りました。8・10行目では社内だけの情報です。回数を外し、3〜5行目の練習内容を残して紹介文だけを書き直してください。

上司やお客さんに伝えるなら

説明するときの文

紹介原稿に社内の修正履歴が混じっています。読者が学べる事と作る側の記録を分けた下書きを用意します。何を外したかも社内メモに残すので、判断の理由を後から追えます。まず編集担当が今回の15行を読み、紹介文の3文と写真の許可を人が確かめます。外へ出してよい情報の範囲と、写真の返事を待つかを決めてください。

会議へ出す要点
・紹介文は対象者と練習内容だけ。
・社内呼称と履歴は作業メモへ分離。
・写真の許可が届くまでは文章の下書き。

Claude Code・Codexで使う

材料をmaterial-080.txtとして保存し、Claude Code・Codexに読むファイルとして指定します。

紹介文と社内作業メモを、別の見出しで会話へ返してもらいます。

Webサイトの編集やファイルの公開は頼まず、下書きの文だけを受け取ります。

元の15行を人が開き、社内情報が紹介文のコピーへ混ざらない事を確かめます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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