難しい言葉を、仕事の場面で説明しよう

キャラと考える

この仕事の約束

用語をやさしくする目的は、短い言葉へ替える事だけではありません。読む人が次に何をするかを間違えない説明を作ります。似た言葉の違いを残しながら、実際の仕事での使い方を添えます。

材料にある意味を使い、新しい規約や権限を定義する練習ではありません。「承認」を「確認」に変えると、人が決める仕事まで変わる点に注意します。

図で材料を依頼文へ渡す時、用語とその説明を対で持ち運びます。AIの答えを見る矢印では、分かりやすさと意味が残ったかを別々に確かめてください。

番号つきの材料

01 説明を読む人は初めて週報を作る社員。
02 下書きは、直す可能性がある途中の文。
03 下書きは、そのまま全社員へ配る文ではない。
04 正本は、今の仕事で基準として使う一つの資料。
05 同じ名前の古い写しを見付けても正本とは限らない。
06 このチームでは資料案内の「今使う版」から正本を開く。
07 確認は、元のメモと担当・期限・状態を見比べる作業。
08 確認した人が公開を決める権限を持つとは限らない。
09 承認は、責任者が内容を見て、次へ進めてよいと決める事。
10 AIが文を作っただけでは承認済みにならない。
11 週報の下書きは担当、承認は責任者が行う。
12 途中の週報に「確認済み」とだけ書かれている。
13 誰が何を確かめたかはその記録だけでは分からない。
14 期限が未定の項目もあり、具体的な日を補ってはいけない。
15 四つの用語を意味・仕事の例・しない事の形で説明したい。

基本の依頼と答え

「下書き・正本・確認・承認」を、意味／週報での例／この言葉だけでは言えない事の3項目で説明してください。材料の意味を変えず、難しい語を別の難しい語で説明しないでください。最後に「確認済み」の記録へ足す質問を一つ書き、根拠行を示してください。

下書き
意味：直す可能性がある途中の文。
例：担当が進捗メモから週報の文章を作り、責任者へ渡す。
言えない事：そのまま全社員へ配ってよい、とは言えない。

正本
意味：今の仕事で基準として使う一つの資料。
例：資料案内の「今使う版」から、週報の作り方を開く。
言えない事：同名のファイルが見付かっただけで、今の基準とは決められない。

確認
意味：元のメモと担当・期限・状態を見比べる作業。
例：週報の「作業中」がメモの「相談中」に変わっていないか調べる。
言えない事：確認した人が、そのまま公開を決めたとは限らない。

承認
意味：責任者が内容を見て、次へ進めてよいと決める事。
例：担当の週報案を責任者が読み、配ってよいかを判断する。
言えない事：AIの文章が完成しただけで承認済みとは書けない。

足す質問：「誰が、どの元メモの、担当・期限・状態を確かめた記録ですか？」
日付がない項目へ新しい期限を付けず、確認の内容を聞く。
根拠：下書き2〜3・11行、正本4〜6行、確認7〜8行、承認9〜11行、質問12〜13行、日付14行。

この4点を確認しよう

• 3語を説明
• 具体例が同じ仕事でつながる
• 意味を広げすぎない
• 専門語で専門語を説明しない

職種を変えて試す

事務：期限通知の「満了」と「更新」

01 満了は、今の契約期間が終わる事。
02 更新は、次の期間の契約を続ける手続き。
03 今回は満了日だけ分かり、更新するかは未決定。
04 期限通知を受け取った人が一人で更新を決めない。
05 通知の本文で、二つの意味の違いを短く説明したい。
06 このメモには具体的な満了日の数字は書かれていない。
07 自動更新の条件があるかも、このメモでは分からない。
08 責任者の個人名は今回の説明には必要ない。
09 作るのは用語を説明する下書きだけ。

新しい担当者向けに、満了と更新の違いを各1文、今回の取扱いを1文で書いてください。更新するという決定や新しい期間・日付・自動更新の条件を加えないでください。

満了は、今の契約期間が終わる事です。更新は、次の期間も契約を続けるための手続きです。今回は満了日を知らせる段階で、更新するかは責任者の判断を待ちます。
1〜2行目の意味を分け、3〜4行目から通知を更新決定に変えない。6〜9行目の不足を踏まえ、日付と自動更新の条件を作らず、責任者名も加えていない。

マーケティング：クリック率の説明

01 この表のクリック率は広告クリック数÷表示回数×100。
02 表示1000回、クリック25回。
03 申込の人数はこの表にない。
04 読む人は広告の用語に慣れていない営業担当。
05 表示回数とクリック数は、どちらも同じ一週間を集計した。
06 同じ人へ複数回表示された分も、一回ずつ表示回数に数えている。

クリック率の意味を営業担当へ言い換え、同じ期間の式と今回の値を示してください。回数の割合と人の割合を分け、クリックを申込人数へ置き換えないでください。根拠行も付けてください。

広告が表示された回数に対して、クリックされた回数の割合です。同じ一週間の表示1000回とクリック25回なので、25÷1000×100＝2.5％です。同じ人へ何回も表示された分も数えているため、2.5％の人がクリックしたという意味にはできません。申込人数もこの表にはなく、2.5％の人が申し込んだとも書けません。
1〜2行目が意味と計算、5行目が集計期間、6行目が回数と人を分ける理由。3行目が申込について言えない理由です。

制作：「校正」と「内容変更」を分ける

01 この仕事での校正は、誤字や数字の写し間違いを元原稿と比べる事。
02 商品の条件を新しく決める事は校正に含まない。
03 元原稿の価格は1200円、下書きは2100円。
04 特典を追加する案があるが決定していない。
05 元原稿の商品名は「ノートケースS」だが、下書きには「ノートケース」と写されている。

新人へ校正を頼む時の説明文を作り、価格と商品名で直す所、商品の条件で触らない所を示してください。元の行番号も付けてください。

元原稿と比べ、誤字や数字の写し間違いを見付けてください。今回は価格を元の1200円へ、商品名を「ノートケースS」へ戻す箇所を示します。特典追加は校正では決めず、決定を待つ案として残してください。
1〜3行目で校正の範囲と価格、5行目で商品名の写し間違いが分かります。4行目の特典は未決定なので、説明へ追加しません。

自分の仕事用の依頼

説明する言葉【　】、元資料にある意味【　】、読む人【　】、使う仕事の場面【　】を基に、意味・具体例・その言葉だけでは言えない事を作ってください。似た言葉の役割の違いを残し、新しい権限や条件を足さないでください。

記入例：承認／責任者が次へ進めてよいと決める／初めて週報を書く社員／担当から週報案を渡す時。意味の出典がない言葉は、AIの言い換えを社内の決まりにしません。

応用と失敗の直し方

四つの用語を各一文へ縮めてください。「下書きは未完成」「承認は責任者の判断」という違いを残し、全てを確認という言葉にまとめないでください。

四つの説明から、初めての担当者がやってしまいそうな行動を一つずつ挙げてください。その行動を止める補足文と材料の根拠行を付けてください。

確認と承認の説明が同じになっています。7〜9行目に戻り、見比べる作業と次へ進める判断を分けて書き直してください。

上司やお客さんに伝えるなら

説明するときの文

新しい担当者が「確認済み」を「承認済み」と受け取るおそれがあります。用語を意味と週報の場面、そこから言えない事の三つで説明します。作業と判断を分けるので、文章の完成だけで配布へ進む誤解を防げます。まず担当が四つの説明を読み、責任者が言葉の使い方を確かめます。今回の説明を新人向けの案内として使ってよいかを決めてください。

会議の3行
・用語を短くしても役割の違いは消さない。
・確認は見比べる作業、承認は責任者の判断。
・説明文は元資料の意味へ一つずつ戻って確かめる。

Claude Code・Codexで使う

用語の元説明をmaterial-082.txtへ保存し、Claude Code・Codexへ読む物として渡します。

四つの説明と根拠行を会話へ出すよう頼み、既存の社内規程は編集させません。

元資料と意味が合うかは、用語を使う担当者と責任者が見ます。

新しい用語が出たら、分からない意味を勝手に足さず、説明を決める人へ戻します。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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