長い説明を、初めての人向けの3段階へ分けよう

キャラと考える

この仕事の約束

この回で作るのは、長い説明をただ三等分した文ではありません。仕事を始める条件、実際に行う事、できた物の確かめ方という三つの段階です。短くしても、途中で止める条件と人が判断する場所を落としません。

読む順番を整理する練習なので、文章を公開したり社内の手順を更新したりはしません。一つの段階に複数の操作がある時は、その中にも順番を付けます。

図の「材料を読む」と「AIへ頼む」を前半二段階へ、「見本と比べる」を最後の段階へ置きます。元のメモを読まないまま操作の説明だけを短くする流れにはしません。

番号つきの材料

01 読む人は今週初めて週報を担当する社員。
02 使うのは担当者が確認した今週の進捗メモ。
03 未確認のメモは文章にせず、担当へ戻す。
04 元のメモは上書きせず、読むための控えを使う。
05 メモには「完了」「作業中」「返事待ち」が混じる。
06 まず三つの状態に分けて並べる。
07 次に、それぞれの担当と期限をそのまま書く。
08 日付が書かれていない項目へ締切を作らない。
09 一つのメモに二つの仕事があれば行を分ける。
10 下書きができたら、元のメモと状態・担当・期限を見比べる。
11 分からない状態が残れば、決めずに質問を付ける。
12 下書きと質問を責任者へ渡す。
13 公開するかを決めるのは責任者。
14 説明の詳細は残し、初めての人へ最初に見せる案内だけ短くする。
15 準備・作る・確かめて渡すの三段階で案内したい。

基本の依頼と答え

材料を、初めて週報を書く人向けに「準備する／下書きを作る／確かめて渡す」の三段階へ整理してください。各段階に行う事と止める条件を入れ、対応する行を付けます。公開の権限を担当へ移さず、元の説明にない期限や操作を足さないでください。

1 準備する
担当が確認した今週の進捗メモと、その読むための控えをそろえる。未確認の物は担当へ戻し、元のメモを上書きしない。
止める所：確認済みの材料がそろわなければ、その部分は文章にしない。
根拠：2〜4行目。

2 下書きを作る
完了・作業中・返事待ちに分ける。担当と期限は元のまま書き、一つのメモに二つの仕事があれば別の行へ分ける。
止める所：書かれていない日付を埋めたり、分からない状態を決めたりしない。
根拠：5〜9・11行目。

3 確かめて渡す
元メモと状態・担当・期限を見比べ、残る質問を付けて責任者へ渡す。担当が公開まで終える手順にはしない。
止める所：違う内容を見付けたら下書きを直す。公開の判断は責任者へ残す。
根拠：10〜13行目。

詳しい説明は別に残し、この三段階を入口の案内として使う。

この4点を確認しよう

• 3段階で進む
• 最初の実習が明確
• 覚える量を絞る
• 確認を後回しにしない

職種を変えて試す

事務：初めての訓練担当へ

01 訓練前に参加名簿と当日の連絡先をそろえる。
02 名簿の氏名は外部のAIへ渡さない。
03 ここでは氏名を除いた当番のメモを使う。
04 訓練中は自分の担当場所の人数を記録する。
05 訓練後は記録を責任者へ渡す。
06 実際の緊急時は社内の防災手順に従う。
07 このメモは練習の役割説明だけ。
08 訓練の時刻は未定。
09 案内を準備・当日・終了後の三つにしたい。

役割の案内を三段階にしてください。防災の新しい判断手順や訓練時刻を作らず、実際の緊急対応とこの練習を分けてください。

準備：名簿と連絡先をそろえ、AIには氏名を除いた当番メモだけを渡す。1〜3行目。
当日：決められた担当場所の人数を記録する。4行目。
終了後：記録を責任者へ渡す。5行目。
実際の緊急対応は社内の防災手順に従う。時刻は未定なので補わない。6〜8行目。

営業：初回相談の流れ

01 相談前に相手が困っている仕事を一つ聞く。
02 相談中は今のやり方と希望の違いを整理する。
03 費用の確定は見積もり担当が行う。
04 終了後に聞いた事と次の確認を下書きへまとめる。
05 案内はまだ相手へ送っていない。

初回相談の担当へ、相談前・相談中・終了後の短い案内を作ってください。金額の約束と送信済みの報告は足さないでください。

相談前：困っている仕事を一つ聞き、話す対象を決める。1行目。
相談中：今のやり方と希望の違いを整理する。費用は確定せず見積もり担当へつなぐ。2〜3行目。
終了後：聞いた事と次の確認を下書きへまとめる。まだ送信した扱いにしない。4〜5行目。

制作：依頼者が素材をそろえる

01 最初に掲載したい場所と読む人を決める。
02 次に使ってよい写真と、載せる文章をそろえる。
03 許可の分からない写真は別にする。
04 送る前に、ファイル名と掲載許可を一覧で確かめる。
05 制作費や納期はこの説明で決めない。

依頼者向けに「決める／そろえる／渡す前に見る」の三段階を作ってください。許可のない写真を使える扱いにしないでください。

決める：掲載場所と読む人。1行目。
そろえる：使ってよい写真と文章。写真の許可が分からなければ別にして残す。2〜3行目。
渡す前に見る：名前の一覧と写真の許可を確認する。費用や納期を決める案内は別にする。4〜5行目。

自分の仕事用の依頼

説明する仕事【　】、読む人【　】、長い元の説明【　】、人が判断する所【　】を使い、準備・作業・確かめて渡すの三段階へ整理してください。順番と止める条件を残し、元の説明を削除せず、入口で読む短い案内を作ってください。

記入例：週報作り／初担当の社員／確認済みのメモから作る説明／公開は責任者。短い案内を読んだ人が、元の詳細へ戻れる場所も自分で決めます。

応用と失敗の直し方

三段階の案内を各一文へ縮めてください。ただし未確認のメモを戻す事と、公開は責任者が決める事を残してください。

初担当が三段階を実行した時に迷う箇所を、元の15行から拾ってください。準備不足、期限なし、状態不明のそれぞれで、止める場所と渡す相手を案内へ足してください。

第三段階を公開としてしまったので直してください。12〜13行目に基づき、下書きと質問を渡す所までを担当の仕事にし、公開の判断は責任者へ残してください。

上司やお客さんに伝えるなら

説明するときの文

週報の長い説明では、新しい担当が今やる事を見付けにくくなっています。元の説明は残したまま、準備・下書き・確かめて渡すの三段階を入口に置きます。未確認の材料と公開の判断を途中で見落としにくくできます。担当が案内を読み、責任者が自分へ渡される物を確かめます。この三段階を初担当向けの案内として使うかを決めてください。

打合せの要点
・三つに分ける基準は文字数でなく仕事の段階。
・元の詳細と止める条件を残す。
・担当の終わりは責任者へ渡す所。

Claude Code・Codexで使う

長い説明をmaterial-083.txtに置き、Claude Code・Codexに読む物を指定します。

三段階の案内と元行の対応を会話へ返すよう頼みます。

元の手順ファイルを削除したり、入口の案内で上書きしたりはさせません。

初めての人が読んで迷った所を、次の説明へ一つずつ加えます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

今日の記録

次の一歩