よくある間違いを、直し方まで分かる例にしよう

キャラと考える

この仕事の約束

この回では、誤った下書きを直すだけで終わらず、「誤文・理由・修正文」を並べた学習用の例を作ります。丁寧な文に変える事と、元の仕事の意味を保つ事を分けて考えます。

元メモと下書きの違いを取り上げ、能力や性格を決めつける注意文は書きません。

図の答えを見比べる矢印では、直った文だけでなく「何行目へ戻ったか」も読みます。期限、作業の種類、金額のように、似て見えても別々の間違いを一つにまとめないでください。

番号つきの材料

01 対象は見積もり案を作る営業補助の仕事。
02 元メモ：営業担当が、見積もり案の内容を確認する。
03 元メモ：確認する期限は未定。
04 元メモ：金額は見積もり担当が計算する。
05 元メモ：相手へ渡すかは責任者が決める。
06 元メモ：今回の見積もりは案で、契約は決まっていない。
07 下書きA：営業担当が明日までに見積もりを承認します。
08 下書きB：金額の確認が終わったので、相手へ送信しました。
09 金額の計算結果や、確認完了の記録は材料にない。
10 送信した記録も残っていない。
11 元メモの担当を別の担当へ変更する事は頼んでいない。
12 「確認」と「承認」は同じ仕事として扱わない。
13 誤りの場所と理由を、元メモの行へ結びたい。
14 修正文は元の役割・期限未定・案の状態を残す。
15 説明は相手を責めず、次にどう書くかが分かる文にする。

基本の依頼と答え

下書きAとBを、誤りの場所／元メモと違う理由／修正文の順で説明してください。理由には元行を付け、未実施の計算・確認・送信を完了にしないでください。期限や担当を新しく決めず、人への評価ではなく文章の直し方にしてください。

下書きA
誤りの場所：「明日まで」「承認します」。
理由：3行目では期限は未定です。2・12行目の確認する作業を、承認という判断へ変えています。
修正文：「営業担当が見積もり案の内容を確認します。確認の期限は未定です。」
元の担当を保ち、案を確定した見積もりへ変えていません。

下書きB
誤りの場所：「金額の確認が終わった」「送信しました」。
理由：4行目で金額の計算は見積もり担当、9行目では計算結果と完了記録がありません。5・10行目から、相手へ渡す判断と実際の送信も完了扱いにできません。
修正文：「金額は見積もり担当が計算します。相手へ渡すかは責任者が決めます。計算・確認・送信の完了はこの材料では分かりません。」

次に書く人への一文：期限、作業の役割、案か決定か、実行済みかを元メモの行へ一つずつ戻して読みましょう。

この4点を確認しよう

• 期限の追加に気づく
• 確認と承認を区別
• 修正文が元メモに沿う
• 人格批判の言葉がない

職種を変えて試す

事務：健康診断の予約案内

01 元メモは、社員が候補日の中から希望日を出す案内。
02 予約を確定するのは窓口。
03 希望を出しただけでは日時は確定しない。
04 提出期限はまだ決まっていない。
05 誤文は「明日までに予約を確定してください」。
06 実際の診断内容や社員の健康情報は扱わない。
07 今回は案内文の言葉だけを直す。
08 予約の送信や確定は実行しない。

誤文のどこが違うかと理由、修正文を作ってください。期限と予約確定の役割を変えず、元行を付けてください。

違い：「明日まで」は4行目にない期限です。「予約を確定」は1〜3行目の希望提出を別の作業へ変えています。
修正文：「候補日から希望日をお知らせください。日時は窓口が調整して確定します。希望の提出期限は未定です。」
これは案内の下書きで、予約の操作はしていません。7〜8行目。

CS：調査前に返金を約束した返信

01 問い合わせは商品の到着状態についての相談。
02 担当が状況を確認して対応を決める。
03 このメモには返金の可否も金額もない。
04 誤文は「全額返金が確定しました」。
05 まだ返信は送っていない。

元メモにない約束を見付け、先に状況を確かめる返信の下書きへ直してください。返金条件を新しく作らないでください。

誤り：確認前なのに全額返金を確定と書いている。2〜4行目では対応の判断も金額も分からない。
修正文：「商品の到着状態について、ご不便をおかけしています。状況を確認し、対応をご案内します。」
下書きであり、返信済みや返金処理済みとはしない。5行目。

広報：仮の企画を開催決定にした告知

01 企画メモは、来月の見学会を検討中。
02 日付と会場はまだ決まっていない。
03 告知案には「来月10日に本社で開催決定」とある。
04 担当は公開原稿でなく検討メモを作りたい。
05 次の準備は、企画担当が候補日と会場案を一覧にして検討する事。

告知案の具体化しすぎた所を挙げ、現在の状態と次の準備が伝わる検討メモへ戻してください。日付と会場は推測せず、根拠行を付けてください。

違い：日付、会場、開催決定という三つが元の検討メモにありません。1〜3行目です。
修正文：「来月の見学会を検討しています。日付と会場は未定です。企画担当が候補日と会場案を一覧にして検討します。」
4行目に合わせた検討用の下書きで、次の準備は5行目の候補一覧です。告知を公開した記録や、開催を決定した記録にはしません。

自分の仕事用の依頼

元のメモ【　】、誤った下書き【　】、説明を読む人【　】を基に、誤りの場所・理由・修正文を作ってください。元にない期限や条件を足さず、担当や状態を変えず、元のどの行へ戻るかを示してください。人を責める評価文にはしないでください。

記入例：確認する・期限未定／明日までに承認する／週報を初めて作る人。「違います」だけで終えず、直した文までコピーして見比べられる形にします。

応用と失敗の直し方

下書きAの誤りを二つの注意点にまとめてください。期限未定と、確認・承認の違いは同じ項目に押し込まず、短い修正文を付けてください。

AとBの誤りを、期限追加・役割変更・状態変更・未実施を完了扱い、に分けてください。一つの誤文が二種類を含む時は両方示し、材料の根拠行を付けてください。

注意不足という評価を外し、下書きAの「明日まで」と「承認」がなぜ違うかを元の2〜3・12行目で説明し、修正文を付けてください。

上司やお客さんに伝えるなら

説明するときの文

AIの文章にない期限と完了報告が入りました。元メモ、誤りの語、修正文を一組にして共有します。注意の言葉だけでなく、次に何を残せばよいかが分かる見本になります。担当が今回の二つの誤文を読み、役割と日付を元行で確かめます。この例を次の下書きの確認に使い、個人の評価とは分ける事を決めてください。

会議の要点
・誤りの語を指し、理由を元の行へ結ぶ。
・修正文は期限未定と案の状態を残す。
・実行していない事を完了報告にしない。

Claude Code・Codexで使う

元メモと誤文をmaterial-085.txtへ置き、Claude Code・Codexにそのファイルを読ませます。

誤り・理由・修正文を会話へ返すよう指定し、元の記録は上書きさせません。

実際の担当者名や評価の記録ではなく、練習用の役割名で試します。

直した後も、AIの説明でなく元メモを基準に日付・役割・状態を確かめます。

材料の渡し方と答えの見方の図を見る

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