AI社員を増やす前に。仕事が重ならない担当の作り方

キャラと考える

この仕事の約束

現在の担当の説明から、できる範囲と不足を判断してください。既存担当への依頼の修正、新しい担当の候補、人が判断する仕事を分けます。送信や判断の権限を勝手に作りません。

番号つきの材料

01 社内勉強会の案内を作るため、担当を整理したい。
02 文章担当は、確定した開催メモから案内文の下書きを返す。
03 文章担当は、読む人に合わせた言い換えも扱える。
04 確認担当は、開催メモと案内文の食い違い一覧を返す。
05 確認担当は、日程を決めたり参加を承認したりしない。
06 今回の案内は、初めて参加する人には硬いと言われた。
07 相談Aは、その案内を親しみやすい文章に直したいこと。
08 相談Bは、申込フォームと出席表の違いを一覧にしたいこと。
09 Bには、名前を記号に替えた二つの練習用表がある。
10 Bで欲しいのは、不足・重複・出席状態の違いの一覧。
11 今の確認担当は、文章との比較だけを説明書に持つ。
12 相談Cは、参加対象外の人にも参加を認めてよいか決めること。
13 Cの判断は勉強会の運営責任者が行う。
14 新しい担当の候補を考えても、今回すぐ作成はしない。
15 既存の担当と、新しい担当で同じ一覧を二重に作らない。

基本の依頼と答え

A〜Cを、既存担当へ頼む、説明の不足を確認して担当候補を考える、人へ渡す、に分けてください。材料・返してほしい物・理由を付け、新設しない選択も説明してください。

この4点を確認しよう

• Aを既存担当の範囲と比べたか
• Bの表比較を既存の文章比較と同一視していないか
• Cの承認先は人のままか
• 候補整理を担当作成済みとしていないか

職種を変えて試す

事務：契約期限連絡の役を分ける

01 契約の期限を知らせる文章を作る担当を整理したい。
02 連絡文担当は、契約台帳の確定日からお知らせ案を作る。
03 日付の表記を読みやすくすることも連絡文担当の範囲。
04 点検担当は、お知らせと台帳の日付の違いを挙げる。
05 契約を延長するかは、部門責任者が決める。
06 相談Aは、お知らせの日付の書き方をそろえたいこと。
07 相談Bは、お知らせの日付が台帳と同じか調べたいこと。
08 相談Cは、先方の希望に合わせて契約を延長したいこと。
09 今の担当に、延長を承認する権限はない。
10 新設するかを検討する段階で、担当の追加操作は行わない。

A〜Cの依頼先と返す物を示し、今回新しいAI担当を増やす必要があるか説明してください。

A：連絡文担当へ、日付表記をそろえたお知らせ案を頼みます。今の範囲に含まれます（02・03・06行）。
B：点検担当へ、お知らせと台帳を渡し、日付の違い一覧を受け取ります（04・07行）。
C：部門責任者へ延長の判断を依頼します。AIへ承認権限を足しません（05・08・09行）。
今回の相談は既存担当と人の判断で分けられるため、新しいAI担当の追加は不要です（02〜10行）。

01 文章役は、商品資料から紹介文の下書きを作る。
02 相談相手は、今の管理方法を見直したいと話している。
03 名前を外した相談メモがあり、困りごとが書かれている。
04 今回欲しいのは、困りごとに沿う提案の順番。
05 商品の紹介文だけを作りたいわけではない。
06 値引きや契約の判断は営業責任者が行う。

既存の文章役との違いと、提案役の候補が返す物、人へ残す判断を示してください。

既存役は商品を紹介する文章を返します。今回欲しいのは、相談の困りごとから提案の順番を組むことです（01・04・05行）。
提案役の候補：相談メモを読み、困りごと→検討する方法→次に確認することの構成案を返す役です（02〜04行）。
値引きや契約を決める役にはしません。その判断は営業責任者へ残します（06行）。

01 字幕作成役は、文字起こしから字幕案を作る。
02 読める長さへ短く言い換えることも作成役の仕事。
03 点検役は、元の文字起こしとの固有名詞の違いを返す。
04 今の相談は、字幕が長いので短くしたいというもの。
05 固有名詞が合っているかの点検結果はまだない。
06 公開は制作責任者が確認してから人が行う。

短文化役を新設するかを判断し、短文化と点検を誰へ渡すか示してください。

短文化役は新設せず、字幕作成役へ短くする条件を足します。既にその仕事を扱っています（01・02・04行）。
短くした後の字幕案と元の文字起こしを点検役へ渡し、固有名詞の違いを受け取ります（03・05行）。
点検をまだ行っていない段階で公開済みとは書かず、制作責任者の確認と人の公開へつなぎます（06行）。

自分の仕事用の依頼

【今の担当と返す物】
【今回の困りごと】
【渡せる材料】
既存担当への依頼で足りるか、新しい担当の候補が必要か、人の判断かを分けてください。新設の前に、同じ出力を作る役がないか見てください。

応用と失敗の直し方

上司やお客さんに伝えるなら

担当が増えるほど同じ仕事を頼み分ける負担も増えます。今回は相談を材料と返す物で分け、言い換えは既存担当へ戻します。表の比較だけ担当候補を検討し、参加の承認は責任者へ残します。候補の説明がそろってから、今の役を広げるか新しく分けるかを決めていただきたいです。

Claude Code・Codexで使う

material-091.txt を読み、「A〜Cの振り分けだけを会話へ返して。担当ファイルの作成はしないで」と頼みます。Claude Code・Codexへ既存の役割ファイルも渡す場合は、読む名前を明示します。候補が出た後で、元の説明との重なりを人が見ます。まだ作っていない役を稼働中とは書きません。

図の見方：困りごと→既存担当の範囲→不足する出力→担当候補、の順です。困るたびに肩書きを一つ足す考え方とは違います。

元の補助図を開く（画像の改訂は別の便）

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