AIが迷ったとき、人へ聞く条件を決めよう

キャラと考える

この仕事の約束

決まった資料の言い換えは進め、料金・利用可否・例外の新しい判断は担当へ渡します。分からない項目だけを質問に分け、答えられる条件まで全部保留にしないでください。

番号つきの材料

01 社内予約システムの問い合わせに、返信案を作る担当。
02 語尾を整えたり、改行したりする作業は任せてよい。
03 正式な案内では、通常予約は利用日の3日前まで。
04 取消は前日までに窓口へ連絡する。
05 料金の例外と、当日の利用可否は窓口責任者が判断する。
06 問い合わせAは「取消方法を短く教えてほしい」。
07 問い合わせBは「今日、空きがあれば使える？」。
08 Bの空き状況を確認できる資料は手元にない。
09 問い合わせCは「手数料を今回は免除してほしい」。
10 免除についての承認記録は渡されていない。
11 返信は案であり、実際の予約変更は行わない。
12 Aには決まった取消方法を案内できる。
13 Bには当日利用の可否、Cには手数料の例外を人へ聞く。
14 質問は、対象の相談と知りたい判断が分かる形にする。
15 パスワードや決済情報を問い合わせ者へ求めない。

基本の依頼と答え

A〜Cを、進められる返信案と、責任者へ聞く質問へ分けてください。決定済みの条件は根拠行を添え、空きや免除を推測しないでください。

この4点を確認しよう

• Aまで全部返答保留にしていないか
• Bに空きがあると補っていないか
• Cを免除済みにしていないか
• 人への質問は対象と判断が具体的か

職種を変えて試す

事務：名義変更の依頼

01 名義変更の案内下書きを作る担当。
02 正式な表記は、届いた変更届に書かれた名前を使う。
03 案内の改行や敬語の調整は任せてよい。
04 代理の申出では、委任を確認する資料が必要。
05 今回の連絡には「家族の代理です」とある。
06 委任を確認する資料は、まだ届いていない。
07 本人の申出か代理かで、受付前に見る資料が変わる。
08 代理の変更を受け付けてよいかは、受付責任者が判断する。
09 名前の表記を整えることと、変更完了を記録することは別。
10 この練習は、案内下書きと責任者への質問まで。

進められる作業と、人へ聞く内容を分け、責任者へ渡す質問文を作ってください。

進める作業：変更届の名前を元に、表記と敬語を整えた案内下書きを作ります（02・03行）。
人へ聞くこと：今回の代理申出を受け付けられるか、その前に必要な委任資料は何かです（04〜08行）。
責任者への質問：家族の代理という申出ですが、委任を確認する資料はまだ届いていません。必要な資料と、今回の受付可否をご確認いただけますか（05・06・08行）。
名義変更を完了したとは記録しません（09・10行）。

01 問い合わせ者は離島への翌日配達を希望している。
02 届いた住所表記は、そのまま担当へ渡せる。
03 対応地域の条件と配送日を確認する資料は手元にない。
04 返信の言い回しを丁寧に整える作業は進めてよい。
05 翌日に届くかの判断は配送担当が行う。
06 今回は返信案と、配送担当へ聞く項目を作りたい。

希望を残した返信案と、配送担当へ聞く具体的な質問を返してください。

返信案：翌日配達のご希望を承りました。お届け先への対応と配送可能日を確認してから、ご案内します（01・03〜05行）。
担当への質問：届いた住所の地域へ配送できるか、翌日配達が可能か、できない場合の最短の配送日はいつかをご確認ください（02・03・05・06行）。
翌日到着を確約せず、住所を別の地域へ書き換えてもいません。

01 依頼は、共有アカウントへの管理者権限の追加。
02 届いた依頼文の敬語と改行を直す作業はよい。
03 権限を付ける対象者を確かめられる資料はない。
04 承認者の記録も渡されていない。
05 権限追加の判断と操作は、IT責任者が行う。
06 不足資料を示す連絡文の下書きを作りたい。

今進めることと止めることを分け、責任者へ渡す連絡文を返してください。

進めること：敬語と改行を整えた連絡下書き。止めること：管理者権限の判断と追加操作です（02・05行）。
連絡文：共有アカウントの管理者権限追加の依頼です。対象者を確認する資料と承認者の記録が不足しています。必要な資料と追加の可否を、IT責任者に確認したいです（01・03〜06行）。
権限を追加したという実行結果は書いていません。

自分の仕事用の依頼

【今回の問い合わせ】
【正式な条件の資料】
【任せてよい文章の直し】
【人が判断する事】
分かる条件を使った返信案と、担当へ聞く質問を分けてください。質問が残ることを理由に、分かる答えまで消さないでください。

応用と失敗の直し方

上司やお客さんに伝えるなら

窓口の返信では、語尾の修正や正式な取消条件の案内はAIへ任せます。一方、当日の利用や手数料の例外は責任者が決めます。判断が要る項目だけを質問にするので、全部を止めずに下書きを準備できます。人が回答する範囲を、この境界で運用してよいか確かめてから使いたいです。

Claude Code・Codexで使う

material-096.txt を読ませ、A〜Cの返信案と人への質問を会話へ出してもらいます。Claude Code・Codexへ予約変更や権限追加は依頼しません。担当の説明書に境界を書く場合は、今回の一件だけでなく別の相談でも意味が通る文にします。実行していない承認を結果欄へ入れません。

図の説明：相談→資料で答えられる範囲→下書き、の道と、例外判断→人への質問、の道に分かれます。一つ不明なら全部止める図ではありません。

元の補助図を開く（画像の改訂は別の便）

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