ビジネスマンであれば、誰もが身につけておきたいスキルがビジネスライティングです。
誰にでもわかる文章を目的とするビジネスライティングですが、社外に提示する企画書だけでなく、社内向けの共有文書に四苦八苦してしまうビジネスマンも意外と多いもの。
今回は誰もが身につけておきたい、ビジネスライティングのコツをわかりやすく解説していきます。
ビジネスライティングで気をつけたいポイントに加え、例文と基本的な文章の構成も紹介していきます。
ビジネスライティングは、業種・業界問わずにすべてのビジネスマンが身につけておきたいスキル
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ビジネスライティングでわかりやすい文章に仕上げるための3つのポイント
同じ内容が盛り込まれている文章でも、わかりやすいと感じられるだけで読み手の印象は大きく変わります。
そして、業種や職種を問わず、わかりやすい文章が書けるビジネスマンは自然と多くのビジネスマンチャンスを手にすることができます。
まずは、誰でもすぐに実践できる、ビジネスライティングでわかりやすい文章に仕上げるための3つのポイントから把握していきましょう。
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ポイント1：1つの文章は100文字以内におさめる
1つの文章を長くても100文字以内におさめることが1つ目のポイントです。
特に会社で使用するメールや企画書では、専門性が高まるほど1つの文章が長くなる傾向にあります。
難しい内容を説明しなければならないビジネスマンほど、文章を短くコンパクトにまとめるように心がけましょう。
悪い文章の例文を紹介！
専門性の高い情報を取り扱うビジネスマンほど、難しい内容の文章を長く書き連ね、たくさんの情報を盛り込もうとてしまいがちですが、わかりやすい文章に仕上げるためには1つの文章を短くコンパクトにまとめるような気遣いが大切です。
ポイント2：まずは結論から書き始める
3,000文字などのまとまった文章を書く際に、理由や要因から書き始めてしまうケースも珍しくありません。
もちろん相手が理解しやすい文章に仕上げるためには、理由や要因を盛り込むべき場合もあります。
ただし、わかりやすさを優先すべきビジネスライティングでは、第一に結論から書き始めることが先決です。
良い文章の例文を紹介！
ビジネスライティングは、身につけておくだけで多くのビジネスマンのチャンスを拡大します。その理由は、わかりやすい文章に仕上げるだけで読み手を惹きつけることができるためです。
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ポイント3：語尾を工夫して文章にリズムを作る
ある程度の文字数を読ませるビジネスライティングでは、文章にリズムを作ることも重要なポイントです。
日本語には「です」「ます」「でしょう」といった語尾しかありませんが、3回以上同じ語尾を続けてしまうと一気に稚拙な印象を与える文章になってしまいます。
1つ目の文章を「です」、2つ目・3つ目の文章を「ます」、締めを「でしょう」にするなどの使い分けをすることで、心地よいリズムのある文章に仕上げられます。
悪い文章の例文を紹介！
わかりやすい文章を書く能力は、業種や職種を問わず多くのビジネスマンの武器になります。
そして、わかりやすい文章を書くためには、ビジネスライティングのポイントを把握しておく必要があります。
小さなコツを理解しているだけで、多くのビジネスチャンスを手にできます。
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ビジネスライティングを実現する2つの型を紹介
ここからはSDS法とPREP法という、意識するだけでわかりやすい文章になるビジネスライティングの型を紹介します。
Summary・Detail・Summaryの頭文字を取り、3つの構成で文書を仕上げる方法がSDS法です。
「概要」を意味するSummaryと「詳細」を意味するDetailで構成されるため、簡単なメールや議事録などの作成に用いられます。
SDS法よりも、企画書などの作成に適しているのがPREP法です。
Point・Reason・Example・Pointの4つで構成され、伝えたい部分を強調しつつ、理由や背景、例えを踏まえたわかりやすい文章に仕上げることができます。
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まとめ
業種や職種を問わず、多くのビジネスマンが身につけておくべきスキルがわかりやすい文章を書く能力です。
難しく感じられるビジネスライティングですが、意識すべきポイントはそう多くありません。
また、SDS法とPREP法という、ビジネスライティングを簡単に実現できる型を理解し、作成する文書にあわせて使い分けることで、さらに効率的なライティングが可能になります。
実際にメールを作成する、企画書を作るといった経験はもちろん必要ですが、ビジネスライティングのポイントと型を知っているだけで、上達のスピードも変わってきます。
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